SAP kurz
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Betriebsvereinbarungen müssen nicht immer in epischer Breite für alle nur irgendwie denkbaren Fälle Regelungen enthalten. Zu SAP z. B. kann man sich auch eine sehr knapp gehaltene Betriebsvereinbarung vorstellen, in der alle wesentlichen Punkte zur Überwachung und zum Datenschutz dennoch enthalten sind:

Unsere Kunden können diese und viele andere Muster-Betriebsvereinbarungen auf der Seite “Downloads” auch als Datei im PDF-Format herunterladen.

Muster-Betriebsvereinbarung “SAP”

Zwischen der Geschäftsführung und dem Betriebsrat der [Firma] wird anlässlich der Einführung und Anwendung von [SAP R/3]/[mySAP.com]/[SAP] geschlossen:

Diese Vereinbarung soll die Wahrnehmung der Rechte des Betriebsrates unterstützen und das Recht des einzelnen Mitarbeiters sicherstellen, grundsätzlich selbst über die Preisgabe und Verwendung seiner persönlichen Daten zu bestimmen. Der Schutz der Arbeitnehmer vor Missbrauch ihrer personenbezogenen Daten soll damit gewährleistet werden.

Kommentar: Im Folgenden ist allgemein von “SAP” die Rede. Gemeint sein kann damit SAP R/3 oder mySAP.com – je nach dem, was im Betrieb eingesetzt wird.

Lt. § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG unterliegen alle technischen Einrichtungen, die dazu geeignet sind, Verhalten oder Leistung der Arbeitnehmer zu überwachen, der Mitbestimmung durch den Betriebsrat. Im Gesetzestext heißt es zwar “...dazu bestimmt sind...”, die geltende Rechtsprechung jedoch interpretiert dies nicht im Sinne von “...die der Arbeitgeber mit dem Zweck einsetzt, Verhalten oder Leistung der Arbeitnehmer zu überwachen”, sondern im Sinne von “die (auch) die Eigenschaft haben, das Verhalten oder die Leistung der Arbeitnehmer überwachen zu können” (Vergl. z. B. Arbeitsgericht Berlin, Beschluss vom 22.03.1989, Az: 35 BV Ga 1/98 oder Hess. Verwaltungsgerichtshof, Beschluss vom 08.08.1990, Az: BPV TK 557/90).

Es gibt zwei Argumente, die für diese Interpretation sprechen:

  • Wenn es so wäre, dass allein der Einsatzzweck, zu dem der Arbeitgeber eine technische Einrichtung vorsieht, über die Mitbestimmungspflichtigkeit entscheiden würde, würde das dazu führen, dass Arbeitgeber regelmäßig bestreiten würden, mit dem Einsatz der technischen Einrichtung (auch) den Zweck der Arbeitnehmerüberwachung anzustreben. Wenn dann keine Mitbestimmungspflichtigkeit gegeben wäre, würde das bedeuten, dass eine der Parteien über die Mitbestimmungspflichtigkeit entscheidet und nicht das Gesetz. Das kann nicht im Sinne des Gesetzes sein.
     
  • “Zu etwas bestimmt sein” lässt sich interpretieren als “die unvermeidliche Folge haben”. Wenn eine technische Einrichtung durch ihren Betrieb – und sei es als “Abfallprodukt” – Informationen über Verhalten oder Leistung von Arbeitnehmern erzeugt, ist das eine unvermeidliche Folge dieser technischen Einrichtung, und demnach ist sie auch dazu bestimmt, Verhalten oder Leistung zu überwachen – unabhängig von etwaigen anderen Einsatzzwecken.

Der § 87 Abs. 1 Nr. 6 enthält drei weitere Tatbestandsmerkmale:

  • Es muss sich um eine technische Einrichtung handeln (der Einsatz eines Detektivs wäre also nicht mitbestimmungspflichtig, wohl aber der der Videokamera, die er ggf. benutzt).
     
  • Es müssen Verhalten oder Leistung überwacht werden. Das BAG sagt dazu sinngemäß, dass Verhalten menschliches Tun sei und die Überwachung des Verhaltens die Wahrnehmbarmachung dieses menschlichen Tuns für andere. Das ist regelmäßig gegeben, wenn durch Aufzeichnungen, durch Beobachtung auf Monitoren oder anderen Geräten wahrgenommen werden kann, was ein Mensch tut.
     
  • Es müssen Arbeitnehmer betroffen sein.

Danach erfüllt z. B. bereits ein PC mit einem gängigen Betriebssystem wie MS-DOS oder Windows NT die Tatbestandsmerkmale des § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG. SAP verwendet ein System der Transaktionsprotokollierung, mit dem nachvollziehbar gemacht wird, welcher Benutzer zu welchem Zeitpunkt welche Transaktion mit welchem Ergebnis ausgelöst hat. Das entspricht den Tatbestandsmerkmalen des § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG. Daher ist SAP in allen seinen Modulen Gegenstand zwingender Mitbestimmung durch den Betriebsrat.

Datenschutz an sich ist nicht Gegenstand der Mitbestimmung. Dennoch ist es aus folgenden Gründen sinnvoll, wenn nicht notwendig, eine Betriebsvereinbarung abzuschließen, die auch das Thema “Datenschutz” behandelt:

Alle Daten, die bei technischen Einrichtungen, die zur Verhaltens- oder Leistungskontrolle geeignet sind, anfallen, sind immer auch personenbezogene Daten i. S. d. § 3 Abs. 1 Bundesdatenschutzgesetz (BDSG), weil sie Einzelangaben über sachliche Verhältnisse – nämlich die Nutzung einer technischen Einrichtung – einer bestimmten oder bestimmbaren natürlichen Person – nämlich des Benutzers – enthalten.

Die Transaktionsprotokollierung von SAP erfüllt nicht nur die Tatbestandsmerkmale des § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG, sondern auch die des § 3 Abs. 1 BDSG, weil sie ein sachliches Verhältnis (nämlich die Benutzung von SAP) einer bestimmbaren natürlichen Person (nämlich des Benutzers) beschreibt.

Darüber hinaus ist bei SAP – besonders, aber nicht nur um Modul “HR” – eine unüberschaubare Menge von personenbezogenen Daten gespeichert.

Die Verarbeitung dieser Daten ist aber nur zulässig, wenn entweder das BDSG selbst es erlaubt, der Betroffene ausdrücklich (schriftlich und zweckbezogen) einwilligt oder eine andere Rechtsvorschrift es erlaubt (§ 4 Abs. 1 BDSG). Voraussetzung, überhaupt personenbezogene Daten erheben, verarbeiten, speichern oder nutzen zu dürfen, ist also, dass es dafür eine Rechtsgrundlage gibt.

Solch eine Rechtsvorschrift kann ein Gesetz sein (gibt es aber nicht), eine Verordnung (gibt es auch nicht) oder auch ein zivilrechtlicher Vertrag. Solch ein Vertrag ist z. B. eine Betriebsvereinbarung. Insofern ist also der Abschluss einer Betriebsvereinbarung über den Datenschutz rechtlich notwendige Voraussetzung, um überhaupt personenbezogene Daten zu verarbeiten, wenn man nicht als einzig mögliche Alternative die schriftliche Einwilligung von allen betroffenen Beschäftigten einholen will.

Geltungsbereich

Der Geltungsbereich erstreckt sich auf alle Module und Komponenten im Zusammenhang mit dem SAP-System nebst vor- und nachgelagerten Systemen und Systemebenen in allen Arbeitsbereichen der [Firma] und anderen Stellen, insbesondere auch auf die Nutzung der SAP zugrunde liegenden Datenbank.

Zum Zeitpunkt des Abschlusses dieser Betriebsvereinbarung ist die Einführung folgender Module geplant:

  • HR (Human Resources)
  • FI (Finanzbuchhaltung)
  • CO (Controlling und Kostenrechnung)
  • MM (Materialwirtschaft)
  • [ggf. weitere Module]

Kommentar: Alle Module von SAP und nicht nur das Modul “HR” unterliegen der Mitbestimmung durch den Betriebsrat, weil alle Module sich der Transaktionsprotokollierung bedienen, und die erfüllt die Tatbestandsmerkmal des § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG, ist also mitbestimmungspflichtig. Darüber hinaus werden nicht nur im Modul “HR” personenbezogene Daten gespeichert, sondern in annähernd allen anderen Modulen auch, z. B. als Bearbeiterkennzeichnung oder dergl.

Sollten Änderungen, Ergänzungen oder Erweiterungen des Systemumfangs geplant werden, wird der Betriebsrat unverzüglich informiert, um in den Prozess der Planung mit einbezogen werden zu können.

Vor der Durchführung von Änderungen, Ergänzungen oder Erweiterungen muss zwischen Arbeitgeber und Betriebsrat Einvernehmen über eine ggf. notwendige Änderung dieser Betriebsvereinbarung und den Inhalt dieser Änderung erzielt werden.

Wenn die Verarbeitung der Daten oder die Erbringung von anderen Leistungen durch Dritte erfolgt, wird die [Firma] dafür Sorge tragen, dass die hier getroffenen Regelungen und die gesetzlichen Vorschriften über den Datenschutz auch von den Stellen außerhalb der [Firma] eingehalten werden, die die Daten verarbeiten, unabhängig vom Standort dieser Stelle.

Kommentar: Dieser Satz entspricht inhaltlich dem § 11 Abs. 1 BDSG und dient der Klarstellung.

Datenschutz und Arbeitnehmerüberwachung

Die Verarbeitung personenbezogener Daten muss den Grundsätze der Zweckbindung, der Transparenz und der Verhältnismäßigkeit sowie der Datensparsamkeit entsprechen. Die [Firma] verpflichtet sich, die gesetzlichen Regelungen zum Datenschutz uneingeschränkt einzuhalten und dafür Sorge zu tragen, dass diese Betriebsvereinbarung und die gesetzlichen Regelungen auf allen Ebenen und von allen Stellen, die im Zusammenhang mit der Nutzung von SAP tätig werden, eingehalten werden.

Kommentar: Das entspricht den Regelungen der §§  3a, 28, 33 und 34 BDSG.

Zweck der Personaldatenverarbeitung

Die Verwendung personenbezogener Daten darf nur im Rahmen konkreter Zweckbestimmungen stattfinden.

Die Verarbeitung personenbezogener Daten dient ausschließlich den in Anlage 1 genannten Zwecken. Sie ist nur zulässig, soweit sie zum Erreichen dieser Zweckbestimmungen erforderlich ist.

Die Erweiterung der Zweckbestimmung der Personaldatenverarbeitung bleibt einer einvernehmlichen Regelung zwischen Unternehmen und Betriebsrat vorbehalten.

Kommentar: Die Zweckbindung ist als zentrales Prinzip des Datenschutzes in § 28 Abs. 1 BDSG festgeschrieben. Auch die Einwilligung des Betroffenen zur Verarbeitung seiner Daten gem. §§ 4 Abs. 1 und 4a Abs. 1 BDSG z. B. hat stets zweckgebunden zu erfolgen.

Verfahrensverzeichnis, Data Dictionary

Die [Firma] trägt dafür Sorge, dass eine Aufstellung sämtlicher Datenfelder, in und mit denen personenbezogene Daten der Beschäftigten innerhalb von SAP oder vor- oder nachgelagerten Systemen erfasst, gespeichert, verarbeitet oder genutzt werden, erstellt wird (“SAP-Data Dictionary”). Diese Aufstellung wird um die Informationen, zu welchem Zweck die Datenfelder verarbeitet oder genutzt werden dürfen und wer Zugriff auf diese Daten hat, ergänzt (“SAP-Verfahrensverzeichnis”). Die [Firma] stellt sicher, dass neben diesem Verfahrensverzeichnis oder über dieses Verfahrensverzeichnis hinaus keine personenbezogene Daten der Beschäftigten innerhalb von SAP oder vor- oder nachgelagerten Systemen erfasst, gespeichert, verarbeitet oder genutzt werden.

Der Betriebsrat erhält auf seinen Wunsch jederzeit kurzfristig eine aktuelle Version des SAP-Verfahrensverzeichnisses.

Kommentar: Ein Betriebsrat hat grundsätzlich einen Rechtsanspruch darauf, detailliert darüber informiert zu werden, welche personenbezogenen Daten gespeichert werden: Lt. § 80 Abs. 1 Nr. 1 BetrVG hat er die Aufgabe, darüber zu wachen, dass die zum Schutz der Arbeitnehmer geltenden Vorschriften durchgeführt werden.

Zur Durchführung dieser Aufgabe muss der Betriebsrat rechtzeitig und umfassend über alles informiert werden, was notwendig ist, um die Überwachungsaufgabe erfüllen zu können (§ 80 Abs. 2 BetrVG).

Laut Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) muss unter bestimmten Bedingungen ein Beauftragter für den Datenschutz bestellt werden (§ 4f Abs. 1 BDSG). Dieser Datenschutzbeauftragte hat die Aufgabe, die Einhaltung des Datenschutzes im Unternehmen sicherzustellen (§ 4g BDSG). Dazu muss er u. a. über folgendes informiert werden (§ 4g Abs. 2 und § 4e BDSG):

  • eingesetzte Datenverarbeitungsanlagen,
  • Bezeichnung und Art der Dateien,
  • betroffene Personen oder Personengruppen und die Art der gespeicherten Daten,
  • Geschäftszwecke, zu deren Erfüllung die Kenntnis dieser Daten erforderlich ist,
  • regelmäßige Empfänger der Daten,
  • zugriffsberechtigte Personengruppen oder Personen, die allein zugriffsberechtigt sind.

Wenn der Datenschutzbeauftragte die Aufgabe hat, die Einhaltung des Datenschutzes sicherzustellen, und der Betriebsrat die Aufgabe hat, die Einhaltung des Datenschutzes zu überwachen, kann man davon ausgehen, dass diese Aufgaben annähernd identisch sind.

Wenn der Datenschutzbeauftragte von der speichernden Stelle (dem Arbeitgeber) über die o. g. Sachverhalte informiert werden muss, um seine Aufgabe wahrnehmen zu können, und der Betriebsrat ebenfalls ein Recht auf Information hat, um seine Aufgabe wahrzunehmen, dann ist die Art der Information, auf die ein Betriebsrat Anspruch hat, deckungsgleich mit der Art von Informationen, die der Datenschutzbeauftragte erhalten muss.

Insofern ist § 4g Abs. 2 BDSG sozusagen eine Handlungsanweisung für die Konkretisierung des § 80 Abs. 2 BetrVG.

Sollte der Betriebsrat Bedenken gegen die Erfassung, Speicherung, Verarbeitung oder Nutzung einzelner Daten, gegen einzelne Verwendungszwecke oder gegen Art und Umfang der Zugriffsberechtigung einzelner Personen oder Personengruppen anmelden, so werden mit ihm unverzüglich Beratungen mit dem Ziel einer einvernehmlichen Lösung aufgenommen. Der Datenschutzbeauftragte wird zu dieser Beratung hinzugezogen.

Ob eine Mitbestimmungspflicht hinsichtlich der Daten, die erfasst, gespeichert, verarbeitet oder genutzt werden besteht, hängt vom jeweiligen Einzelfall ab.

In jedem Fall besteht eine Mitbestimmungspflicht, wenn die Daten geeignet sind, das Verhalten oder die Leistung von Arbeitnehmern zu beurteilen (§ 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG).

Eine Mitbestimmungspflicht besteht auch dann, wenn die Daten durch Arbeitnehmerfragebogen erhoben oder erfasst werden (§ 94 Abs. 1 BetrVG). Solch ein Fragebogen kann auch dann vorliegen, wenn Daten nicht vom Arbeitnehmer selbst sondern z. B. einem Sachbearbeiter in Form einer Bildschirmmaske erfasst werden.

Der Arbeitgeber darf lt. § 28 Abs. 1 Nr. 2 BDSG Daten erfassen, speichern, nutzen etc., wenn es den eigenen Geschäftszwecken dient, es erforderlich ist, um ein berechtigtes Interesse des Arbeitgebers zu verfolgen und schutzwürdige Interessen der Betroffenen nicht verletzt werden. Ob das immer der Fall ist, und die Speicherung in jedem Fall einer kritischen Prüfung standhält, ist sehr fraglich. Insofern ist eine Betriebsvereinbarung wie diese, durch die dem Arbeitgeber erlaubt wird, in gewissem Umfang personenbezogene Daten der Arbeitnehmer zu speichern, eine Rechtsvorschrift i. S. d. § 4 BDSG, was für den Arbeitgeber den Vorteil hat, dass er damit über das Speichern der personenbezogenen Daten Rechtssicherheit für sich herstellt.

Arbeitnehmerüberwachung

Von SAP oder damit im Zusammenhang stehenden Systemen erhobene, gespeicherte oder verarbeitete Daten, die Rückschlüsse oder Aussagen über das Verhalten oder die Leistung von Beschäftigten erlauben, dürfen nur zu folgenden Zwecken gespeichert und verwendet werden:

  • Datenschutz,
  • technische Funktionskontrolle und Systemsicherheit,
  • Behebung technischer Fehler,
  • ggf. Kostenermittlung und kostenstellengerechte Kostenzuordnung sowie
  • aufgrund gesetzlicher Vorschriften.

Von SAP, den vor- und nachgelagerten und anderen Systemen, die mit SAP in Zusammenhang stehen erzeugte Daten dürfen nur unter den in dieser Betriebsvereinbarung genannten Regeln zu Verhaltens- und Leistungskontrollen oder beurteilungen verwendet werden.

Kommentar: Das ist der Kernpunkt dessen, was mit § 87 Abs. 1 Nr. 6 als Inhalt der Mitbestimmung gemeint ist. Es ist allerdings illusorisch, zu glauben, man können durch eine Betriebsvereinbarung generell verbieten, dass Verhaltens- und Leistungskontrollen stattfinden. Natürlich finden sie statt – nicht zuletzt zu diesem Zweck gibt es schließlich die EDV.

Wichtig ist hier, klare Regeln aufzustellen, nach denen verfahren wird. Diese Regeln finden sich im folgenden Kapitel “Regeln für Verhaltens- und Leistungskontrollen” und dienen dazu, zu verhindern, dass der Arbeitgeber willkürlich und unkontrolliert alle denkbaren Überwachungsmechanismen mit z. T. nachteiligen Folgen für die Beschäftigten nutzt.

In gewissem Umfang muss man dem Arbeitgeber zubilligen, die Tätigkeit der Beschäftigten überwachen zu dürfen. Schließlich haben sich die Arbeitnehmer durch den Arbeitsvertrag zu einem vertragskonformen Verhalten, also z. B. zur Erbringung einer bestimmten Leistung, verpflichtet, und in diesem Rahmen ist eine – gemäßigte und kontrollierte – Überwachung z. B. der Leistungserbringung durchaus kein übertriebener Eingriff in das Persönlichkeitsrecht der Beschäftigten.

Darüber hinaus hat der Arbeitgeber wirtschaftliche Ziele, die zu verfolgen durchaus im Interesse des Unternehmens insgesamt liegen kann, und deren Erreichung damit auch für die Arbeitnehmer von Nutzen sein kann.

Insofern ist es richtig, dem Arbeitgeber zuzubilligen, dass er in gewissem Rahmen auch das Verhalten und die Leistung der Arbeitnehmer überwachen darf, aber eben nur in dem Rahmen und dem Maße und mit den möglichen Folgen für die Beschäftigten, wie dies mit dem Betriebsrat vereinbart wurde – und genau dazu dient dieser Abschnitt der Betriebsvereinbarung.

Daneben wird mit den hier folgenden Regelungen folgendes Prinzip verfolgt: Auch bisher schon hat ein Arbeitgeber die Leistungen der Beschäftigten überwacht – nicht zuletzt dazu gibt es schließlich Führungskräfte. Durch den Einsatz technischer Überwachungsinstrumente werden die Überwachungsmöglichkeiten aber umfassender und detaillierter, es wird dem Arbeitgeber also immer leichter gemacht, das Verhalten und die Leistung der Beschäftigten zu kontrollieren.

Im Grunde besteht die hier vorgeschlagenen Konstruktion aus einem Tauschgeschäft zwischen Betriebsrat und Arbeitgeber: Der Betriebsrat erlaubt dem Arbeitgeber, (in gewissem Maße und unter Beteiligung des Betriebsrats) die Möglichkeiten der Überwachung der Beschäftigten zu nutzen und dadurch mehr Kontrolle auszuüben. Im Gegenzug wird aber der Betriebsrat in höherem Maße und zu einem früheren Zeitpunkt beteiligt, wenn diese Kontrollmöglichkeiten Konsequenzen für Beschäftigte haben.

Sonderfälle, in denen die Verwendung dieser Daten aus Gründen des Betriebsfriedens, des Datenschutzes, der Strafverfolgung oder aus anderen wichtigen Gründen über die hier genannten Grundsätze hinaus doch notwendig ist, müssen mit dem Betriebsrat im Einzelfall vorher gesondert vereinbart und mit ihm gemeinsam gehandhabt werden. Im Falle, dass eine Einigung hierüber nicht zustande kommt, wird verfahren, wie dies im Absatz “Einigung bei Streitigkeiten” beschrieben ist.

Kommentar: Diese Öffnungsklausel ist sinnvoll, um den Arbeitgeber nicht unnötig bei der Arbeit zu behindern. Es ist immer denkbar, dass besondere Einzelfälle auftreten können, bei denen es aus besonderem Grund zwingend notwendig ist und vielleicht sogar im Interesse der Beschäftigten liegt, dass der Arbeitgeber genauer überwacht oder Daten weitergibt. Dann allerdings sollte dies im Einklang mit dem Betriebsrat geschehen.

Jedem Beschäftigten muss ausdrücklich bekannt gegeben werden, wann, wie und durch welche technischen Einrichtungen sein Verhalten oder seine Leistung überwacht werden können. Eine heimliche Überwachung findet nicht statt. Technische Einrichtungen, die ohne Zutun des Beschäftigten arbeiten und Daten über das Verhalten oder die Leistung von Beschäftigten erzeugen, erfassen, speichern oder verarbeiten, müssen deutlich sichtbar angebracht und mit einem für den Beschäftigten gut zu erkennenden Funktionshinweis arbeiten.

Kommentar: Das entspricht im Grundsatz dem Punkt 22 im Anhang zur Bildschirmarbeitsverordnung. Dort heißt es “Ohne Wissen der Benutzer darf keine Vorrichtung zur qualitativen oder quantitativen Kontrolle verwendet werden”.

Regeln für Verhaltens- und Leistungskontrollen

Die Führungskräfte erhalten die in Anlage 2 aufgeführten Auswertungen ausschließlich über die Beschäftigten, die im Zuständigkeitsbereich der jeweiligen Führungskraft tätig sind. Lassen sich nach Beurteilung der Führungskräfte Schwachstellen erkennen, können bestimmte Maßnahmen ergriffen werden.

Kommentar: Es wird zunächst klargestellt, dass der Arbeitgeber nicht beliebige Überwachungsinstrumente unbegrenzt einsetzen darf, sondern dass ihm ein bestimmtes Instrumentarium an Auswertungen etc. zugebilligt wird, das er für Überwachungszwecke verwenden darf. Und selbstverständlich darf eine Führungskraft diese Instrumente nur in dem Bereich einsetzen, für den sie zuständig ist.

Maßnahmen im Sinne dieser Betriebsvereinbarung sind von einem Vorgesetzten gewünschte Mitarbeitergespräche bzw. einzelne Maßnahmen, d. h. Schulungsmaßnahmen, Ermahnungen, Abmahnungen oder andere arbeitsrechtliche Maßnahmen, die in einem Zusammenhang mit Fehlern oder anderen Vorkommnissen stehen, und die im Verhalten oder der Leistung des Beschäftigten begründet sind.

Kommentar: Als Folge der Überwachung können bestimmte Maßnahmen vom Arbeitgeber ergriffen werden. Welche das sein können, ist hier definiert.

Folgende Vorgehensweise ist hier anzuwenden:

1. Schritt: Abweichungsanalyse zusammen mit dem Beschäftigten

Hat die Führungskraft nach Durchsicht der Auswertungen Schwachstellen festgestellt, wird gemeinsam mit dem betroffenen Beschäftigten die Ursache geklärt (Sachverhaltsklärung).

Der Betriebsrat wird von dem jeweiligen Vorgesetzten immer frühzeitig über Gesprächstermine informiert, um mit den Betroffenen Kontakt aufnehmen zu können. Ein Betriebsratsmitglied nimmt an dem Gespräch teil, sofern der Beschäftigte nicht ausdrücklich den Wunsch äußert, dass kein Betriebsratsmitglied teilnimmt. Die jeweilige Führungskraft hat die Pflicht, den betroffenen Beschäftigten darauf hinzuweisen, dass er die Möglichkeit hat, den Betriebsrat hinzuzuziehen.

Zeigt sich auf Basis dieses Gesprächs, dass der Beschäftigte für das Auftreten der Schwachstelle nicht verantwortlich ist, ist das Verfahren abgeschlossen.

Wird im o. g. Gespräch festgestellt, dass der Beschäftigte die Verantwortung für das Auftreten der Schwachstelle bzw. des Fehlers trägt, wird im Gespräch zwischen Beschäftigtem und Vorgesetzten ermittelt, wie das wiederholte Auftreten der Schwachstelle verhindert werden kann (z.B. durch Schulungsmaßnahmen, durch Ändern des Verhaltens des Beschäftigten o. ä.), wobei diese Maßnahmen schriftlich festgehalten werden.

Nimmt der Betriebsrat auf Wunsch des Beschäftigten an dem Gespräch nicht teil, so ist das Ergebnis des Gesprächs und sind die ggf. vereinbarten Maßnahmen dem Betriebsrat im Anschluss an das Gespräch mitzuteilen, es sei denn, dass der betroffene Beschäftigte dem ausdrücklich widerspricht.

Kommentar: Wenn ein Arbeitnehmer tatsächlich oder vermeintlich Defizite erkennen lässt – sei es, indem er bestimmte vereinbarte Leistungsziele nicht erreicht, Fehler macht, sich direkt vertragswidrig oder gar strafbar verhält oder dergleichen, kann man dem Arbeitgeber nicht streitig machen, das zu bemerken und abzustellen. Wichtig ist hier, Willkür und Ungerechtigkeiten zu vermeiden und als Betriebsrat von Beginn an beteiligt zu werden.

2. Schritt: Maßnahmen bei wiederholtem Auftreten von Schwachstellen

Wird trotz der oben vereinbarten Maßnahmen auf Basis der Auswertungen und des oben dargestellten Verfahrens festgestellt, dass die Schwachstelle wiederholt weiter auftritt, werden nochmals zusammen mit dem Beschäftigten schriftlich Maßnahmen vereinbart, die das erneute Auftreten der Schwachstelle verhindern sollen.

Sollte es sich um einen objektiven Verstoß des Mitarbeiters gegen arbeitsvertragliche Pflichten (d. h. alle Verstöße im Haupt- und Nebenleistungsbereich wie z. B. zu spät kommen, Nichteinhaltung der Arbeitszeit, unentschuldigtes Fehlen etc.) handeln, insbesondere jedoch bei Vertragsstörungen, welche in erster Linie die Wahrung der Arbeitgeberinteressen und die persönliche Integrität des Mitarbeiters, also den Vertrauensbereich berühren (z.B. Diebstahl, Unterschlagung, sonstige Eigentums- und Vermögensdelikte und ähnliche strafbare oder ordnungswidrige Handlungen) ist bereits zu diesem Zeitpunkt eine Abmahnung oder Kündigung möglich.

Hinsichtlich der Hinzuziehung des Betriebsrats gilt das im vorigen Abschnitt (“1. Schritt”) beschriebene Verfahren.

Kommentar: Dieser zweite Schritt dient dazu, es dem Arbeitgeber zu erschweren, unmittelbar auf festgestellte Defizite negative Konsequenzen für Beschäftigte zu ergreifen. Das ist ein wesentlicher Bestandteil des o. g. “Tauschgeschäfts”: Der Betriebsrat erlaubt dem Arbeitgeber, in gewissem Maße technische Einrichtungen für die Kontrolle der Beschäftigten anzuwenden, macht es ihm im Gegenzug aber schwerer, daraus negative Konsequenzen für die Beschäftigten abzuleiten.

3. Schritt: Disziplinarische Maßnahmen

Sollte die [Firma] aufgrund von Auswertungen nach dieser Betriebsvereinbarung disziplinarische Maßnahmen (Abmahnungen oder Kündigungen) durchführen wollen, darf dies erst nach Durchführung des hier beschriebenen zweistufigen Verfahrens (1. und 2. Schritt) erfolgen. Begleitend erfolgt eine Beratung mit dem Betriebsrat.

Kommentar: Damit wird verdeutlicht, dass die Konstruktion dieser Betriebsvereinbarung dazu dient, es dem Arbeitgeber zu erschweren, die Überwachungsmöglichkeiten zu nutzen, sich von Beschäftigten zu trennen.

Wenn der Betriebsrat einer auf Grund von Auswertungen nach dieser Betriebsvereinbarung ausgesprochenen Kündigung widerspricht, wird eine paritätisch besetzte Schlichtungsstelle eingesetzt, die sich mit dem Sachverhalt zu befassen hat. Diese Schichtungsstelle hat spätestens 14 Tage nach Anrufung zu tagen.

Kommentar: Diese Regelung geht ausdrücklich über das hinaus, was das BetrVG in § 102 als Mitwirkungsmöglichkeit für den Betriebsrat vorsieht. Es handelt sich hier um einen wesentlichen Bestandteil des oben beschriebenen “Tauschgeschäfts”: Es wird dem Arbeitgeber letztlich natürlich nicht unmöglich gemacht, sich von Beschäftigten zu trennen, aber wenn er eine Information, die er aus einer Kontrolleinrichtung gewonnen hat, als Begründung oder Anlass verwenden möchte, dann muss er – als Ausgleich dafür, dass die Kontrolle ihm durch die entsprechende technische Einrichtung erleichtert wird – den Beschwerlicheren Weg, der hier beschrieben wird, gehen.

Die Schlichtungsstelle besteht aus jeweils 2 Mitgliedern des Arbeitgebers und des Betriebsrats.

Im Falle der Feststellung einer Nichteinigung bezüglich der Klärung der weiteren Vorgehensweise wird unverzüglich ein zweiter Termin vereinbart. Dieser zweite Termin findet innerhalb einer Frist von maximal 14 Tagen nach dem 1. Termin statt. Sollte es dabei zu keiner Einigung kommen, oder sollte der Betriebsrat auf das Zustandekommen des zweiten Termins innerhalb der Frist von 14 Tagen verzichten, steht der [Firma] das gesetzlich vorgeschriebene Verfahren offen.

Kommentar: Letztlich kann es natürlich nicht ausgeschlossen werden, dass der Arbeitgeber sich von einem Beschäftigten trennt, wenn er dies unbedingt will. Also muss das hier beschriebene Verfahren irgendwann in den gesetzlich vorgesehenen Weg einmünden.

Personelle Maßnahmen der [Firma] auf Grund von Auswertungen nach dieser Betriebsvereinbarung sind unwirksam, wenn die entsprechenden Verfahren nicht eingehalten worden sind oder auf andere Art gegen die Regelungen dieser Betriebsvereinbarung verstoßen wurde.

Beschwerdeverfahren und Schlichtungsstelle

Jeder Beschäftigte hat jederzeit die Möglichkeit der Beschwerde auf der Basis der §§ 84 ff BetrVG.

Dem Beschäftigten dürfen keine Nachteile durch die Wahrnehmung seines Rechts der Beschwerde entstehen. Sollte eine größere Anzahl solcher Beschwerden entstehen, wird auf Anforderung des Betriebsrats oder der [Firma] umgehend eine paritätisch besetzte Schlichtungsstelle eingesetzt, die sich mit den Vorkommnissen zu befassen hat. Es steht den betrieblichen Parteien frei, nach Abschluss dieser Betriebsvereinbarung ihre Mitglieder für die Schlichtungsstelle zu berufen.

Die Schlichtungsstelle besteht aus jeweils 2 Mitgliedern des Arbeitgebers und des Betriebsrats.

Im Falle der Feststellung einer Nichteinigung bezüglich der Klärung der Beschwerde wird unverzüglich ein zweiter Termin unter Hinzuziehung eines neutralen Schlichters (intern oder extern) vereinbart. Dieser zweite Termin findet innerhalb einer Frist von 4 Wochen statt. Sollte es dabei zu keiner Einigung kommen, bleibt danach allen Parteien der Rechtsweg vorbehalten.

Kommentar: Diese Beschwerdestelle dient dazu, Fälle, in denen z. B. einzelne Führungskräfte es mit der Nutzung von Kontrollmöglichkeiten übertreiben, aufzudecken und zu klären.

Rechte der einzelnen Arbeitnehmer/innen

Unzulässig gespeicherte Daten sind zu löschen. Falsche Daten sind zu berichtigen. Kann das Unternehmen die Richtigkeit einzelner Daten nicht nachweisen, so sind diese zu löschen. Der Arbeitnehmer soll die für den Nachweis der Richtigkeit erforderlichen, nur in seinem Besitz befindlichen und/oder nur von ihm zu beschaffenden Unterlagen unverzüglich dem Unternehmen vorlegen. Die Empfänger von Personaldaten (Übermittlung) sind über diese Änderung jeweils zu informieren.

Kommentar: Diese Regelungen geben das wieder und konkretisieren, was in den §§ 34 und 35 BDSG steht. Insofern ist das nicht erzwingbar, denn es ist ohnehin Gesetz. Hier geht es darum, die Anwendung des Gesetzes im Betrieb zu beschreiben.

Missbräuchlich ist die Erhebung, Speicherung, Verarbeitung oder Nutzung von personenbezogenen Daten oder Daten, die Aussagen oder Rückschlüsse auf das Verhalten oder die Leistung von Beschäftigten erlauben dann, wenn sie gegen Datenschutzbestimmungen oder gegen diese Betriebsvereinbarung verstößt. Im Zweifelsfall liegt die Beweispflicht dafür, dass Informationen nicht missbräuchlich gewonnen wurden, bei der [Firma].

Missbräuchlich gewonnene Informationen dürfen nicht verwendet werden. Insbesondere dürfen Arbeitnehmern keine Nachteile entstehen, die aus Erkenntnissen oder Informationen entstehen, die im missbräuchlich gewonnen wurden.

Maßnahmen des Arbeitgebers, die auf Informationen oder Erkenntnissen beruhen, die missbräuchlich gewonnen wurden, sind unwirksam.

Kommentar: Diese Regel ist sehr wichtig: Wenn ein Beschäftigter Nachteile erleidet, die dadurch entstanden sein können, dass der Arbeitgeber gegen datenschutzrechtliche oder Vorschriften dieser Betriebsvereinbarung verstoßen hat, kann der Arbeitnehmer oder der Betriebsrat normalerweise nicht beweisen, dass es so ist – schließlich war der Betroffene oder ein Vertreter des Betriebsrats nicht dabei, als der Arbeitgeber möglicherweise gegen die Vorschriften verstoßen hat. Es ist also nahezu unmöglich, einen Verstoß im Einzelfall zu beweisen.

Darum kann diese Betriebsvereinbarung nur sinnvoll funktionieren, wenn die Beweislast, dass der Arbeitgeber sich jeweils korrekt verhalten hat, beim Arbeitgeber liegt.

Ausnahmen von diesen Regelungen bedürfen einer besonderen Vereinbarung mit dem Betriebsrat. Der Betriebsrat muss in solchen Fällen vom Ergebnis der Auswertung in Kenntnis gesetzt werden, bevor Maßnahmen eingeleitet werden dürfen.

Bestandschutz

Kommentar: Hier handelt es sich um ein sehr brisantes Thema. Viele Unternehmen versprechen sich durch den Einsatz von SAP die Freisetzung eines gewissen Rationalisierungspotenzials, was natürlich zur Folge haben soll, den Personalbestand früher oder später zu verringern.

Die Einführung von SAP kann unter gewissen Umständen eine Betriebsänderung nach § 111 BetrVG sein. In solch einem Fall hat der Betriebsrat eine Mitbestimmungspflicht, um soziale Härten von den Arbeitnehmern fernzuhalten, indem er z. B. Ausgleichsmaßnahmen, einen Interessensausgleich etc. mit dem Arbeitgeber vereinbart, um die Nachteile, die Arbeitnehmer erleiden, auszugleichen. Hier sind mögliche Regelungen vorgeschlagen, wie man diese Nachteile vermeiden oder ausgleichen kann.

Gerade dieser Abschnitt enthält jedoch Regelungen, die in jedem Betrieb auf die dort herrschenden Verhältnisse und Bedingungen angepasst werden müssen.

Es wird sichergestellt, dass die Wertigkeit des Arbeitsplatzes bei Aufnahme der Arbeit an SAP erhalten bleibt.

Innerhalb der ersten [12-18] Monate nach Einführung von SAP dürfen keine betriebsbedingten Kündigungen ausgesprochen werden, die im Zusammenhang mit der Einführung von SAP stehen.

Nach Ablauf dieser Frist wird in Abstimmung mit dem Betriebsrat geprüft, welche Arbeitsplätze durch Änderungen, die in Zusammenhang mit SAP stehen, wegfallen sollen. Für die Betroffenen werden im Betrieb [gleichwertige/zumutbare andere] Arbeitsplätze, die der Qualifikation des Betroffenen entsprechen, gesucht, um betriebsbedingte Kündigungen zu vermeiden.

Sollten sich betriebsbedingte Kündigungen aus Sicht der [Firma] als unvermeidlich erweisen, muss in jedem Fall mit dem Betriebsrat ein Interessensausgleich für die Betroffenen vereinbart werden.

Herabstufungen im Zusammenhang mit Änderungen, die sich aus der Einführung von SAP ergeben, sind nicht zulässig.

Prüfungsrechte des Betriebsrats

Die [Firma] benennt dem Betriebsrat Ansprechpersonen für sachliche und technische Angaben. Diese sind dem Betriebsrat zur Auskunft verpflichtet. Vom Betriebsrat beauftragte und namentlich benannte Mitglieder haben das Recht, sich jederzeit zu Prüfzwecken vollständige z. B. Infotypen, Datenfelder, Transaktionslisten und Protokolle anzeigen oder ausdrucken zu lassen sowie Benutzerkennungen und Standardlisten einzusehen. Soweit rechtlich erforderlich und begründet, kann eine Kenntnisnahme der Dateninhalte ausgeschlossen werden. Soweit es erforderlich ist, kann der Betriebsrat einen Sachverständigen seiner Wahl zu Prüfungszwecken hinzuziehen.

Den vom Betriebsrat benannten Personen sind sämtliche R/3-Systemunterlagen auf Anforderung zur Verfügung zu stellen. Dazu gehören auch die Systemunterlagen der DV-Anlagen, auf denen die Personaldatenverarbeitung durchgeführt wird.

Die Beschäftigten der IT-Abteilung und der Personalabteilung sind gegenüber dem Betriebsrat zu allen Fragen, die im Zusammenhang mit SAP R/3 stehen, zur Auskunft verpflichtet.

Kommentar: Diese Regelung dient vor allem dazu, “Informanten”, die dem Betriebsrat mit Auskünften behilflich sind, davor zu schützen, dass sie Restriktionen vom Arbeitgeber erleiden müssen.

Anlagenliste

Anlage 1: Zwecke der Datenverarbeitung

  • Personalberichtswesen,
  • Erfüllung besonderer Verpflichtungen aus Gesetzen und anderen Rechtsvorschriften, Tarifverträgen, Betriebsvereinbarungen und einzelvertraglichen Zusagen,
  • Unterstützung der Arbeitsabläufe des Personalwesens und anderer Stellen des Unternehmens,
  • Datenschutz
  • [ggf. weitere Zwecke]

Anlage 2: Zulässige Auswertungen mit Bezug auf Verhalten oder Leistung von Beschäftigten

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B04: Betriebsvereinbarungen - Ein wichtiges Instrument der Mitbestimmung

E01: Der wirkungsvolle EDV-Ausschuss - Teil : Gläserne Arbeitnehmer

E02: Der wirkungsvolle EDV-Ausschuss - Teil II: Umsetzung der Mitbestimmungsrechte

E04: Mitbestimmung bei der Nutzung von SAP® - Aufgaben des Betriebsrats zur Wahrung der Interessen der Beschäftigten

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