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Muster-Betriebsvereinbarung “Customer Relationship Management”

Diese Betriebsvereinbarung regelt die Einführung und Nutzung des CRM-Systems [Name]. Daneben bestehende Betriebsvereinbarungen, etwa über den Einsatz von EDV-Anlagen, PC-Netzwerken, Telefonanlagen oder dergleichen, bleiben neben dieser Betriebsvereinbarung in Kraft, solange sie nicht ausdrücklich gekündigt werden.

Kommentar: Lt. § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG unterliegen alle technischen Einrichtungen, die dazu geeignet sind, Verhalten oder Leistung der Arbeitnehmer zu überwachen, der Mitbestimmung durch den Betriebsrat. Im Gesetzestext heißt es zwar “...dazu bestimmt sind...”, die geltende Rechtsprechung jedoch interpretiert dies nicht im Sinne von “...die der Arbeitgeber mit dem Zweck einsetzt, Verhalten oder Leistung der Arbeitnehmer zu überwachen”, sondern im Sinne von ”die (auch) die Eigenschaft haben, das Verhalten oder die Leistung der Arbeitnehmer überwachen zu können” (Vergl. z. B. Arbeitsgericht Berlin, Beschluss vom 22.03.1989, Az: 35 BV Ga 1/98 oder Hess. Verwaltungsgerichtshof, Beschluss vom 08.08.1990, Az: BPV TK 557/90).

Es gibt zwei Argumente, die für diese Interpretation sprechen:

  • Wenn es so wäre, dass allein der Einsatzzweck, zu dem der Arbeitgeber eine technische Einrichtung vorsieht, über die Mitbestimmungspflichtigkeit entscheiden würde, würde das dazu führen, dass Arbeitgeber regelmäßig bestreiten würden, mit dem Einsatz der technischen Einrichtung (auch) den Zweck der Arbeitnehmerüberwachung anzustreben. Wenn dann keine Mitbestimmungspflichtigkeit gegeben wäre, würde das bedeuten, dass eine der Parteien über die Mitbestimmungspflichtigkeit entscheidet und nicht das Gesetz. Das kann nicht im Sinne des Gesetzes sein.
     
  • “Zu etwas bestimmt sein” lässt sich interpretieren als ”die unvermeidliche Folge haben”. Wenn eine technische Einrichtung durch ihren Betrieb – und sei es als “Abfallprodukt” – Informationen über Verhalten oder Leistung von Arbeitnehmern erzeugt, ist das eine unvermeidliche Folge dieser technischen Einrichtung, und demnach ist sie auch dazu bestimmt, Verhalten oder Leistung zu überwachen – unabhängig von etwaigen anderen Einsatzzwecken.

Der § 87 Abs. 1 Nr. 6 enthält drei weitere Tatbestandsmerkmale:

  • Es muss sich um eine technische Einrichtung handeln (der Einsatz eines Detektivs wäre also nicht mitbestimmungspflichtig, wohl aber der der Videokamera, die er ggf. benutzt).
     
  • Es müssen Verhalten oder Leistung überwacht werden. Das BAG sagt dazu sinngemäß, dass Verhalten menschliches Tun sei und die Überwachung des Verhaltens die Wahrnehmbarmachung dieses menschlichen Tuns für andere. Das ist regelmäßig gegeben, wenn durch Aufzeichnungen, durch Beobachtung auf Monitoren oder anderen Geräten wahrgenommen werden kann, was ein Mensch tut.
     
  • Es müssen Arbeitnehmer betroffen sein.

Danach erfüllt z. B. bereits ein PC mit einem gängigen Betriebssystem wie MS-DOS oder Windows NT die Tatbestandsmerkmale des § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG, umso mehr gilt dies natürlich für weitergehende technische Einrichtungen wie es z. B. ein CRM-System ist.

In einem CRM-System werden vornehmlich Daten über Kunden und Aktivitäten sowie Ereignisse, die im Zusammenhang mit Kunden stehen, ermittelt. Dabei werden aber annähernd alle Informationen um Angaben über die Person, die die jeweilige Information eingegeben oder bearbeitet hat, ergänzt. Zusätzlich werden häufig diejenigen, die für die Durchführung von Aktionen, z. B. einen Besuch beim Kunden, das Schreiben eines Angebots etc., verantwortlich sind, erfasst. Dabei handelt es sich in aller Regel um Beschäftigte. Ein CRM-System erfasst also Daten, die geeignet sind, das Verhalten oder die Leistung von Arbeitnehmern zu überwachen.

In diesem Zusammenhang auch Regelungen über den Datenschutz zu treffen, ist aus folgenden Gründen sinnvoll, wenn nicht notwendig:

  • Alle Daten, die bei technischen Einrichtungen, die zur Verhaltens- oder Leistungskontrolle geeignet sind, anfallen, sind immer auch personenbezogene Daten i. S. d. § 3 Abs. 1 Bundesdatenschutzgesetz (BDSG), weil sie Einzelangaben über sachliche Verhältnisse – nämlich die Nutzung einer technischen Einrichtung – einer bestimmten oder bestimmbaren natürlichen Person – nämlich des Benutzers – enthalten, z. B. das Maß der Internet-Nutzung, Ein- und Ausschaltzeiten etc.
     
  • Allein die Ereignisanzeige von Windows NT/2000, die Systemereignisse wie das Hoch- und Herunterfahren des Systems unvermeidbarerweise lokal registriert, erfüllt nicht nur die Tatbestandsmerkmale des § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG, sondern auch die des § 3 Abs. 1 BDSG, weil sie ein sachliches Verhältnis (nämlich das zur Benutzung des PC) einer bestimmbaren natürlichen Person (nämlich des Benutzers) beschreibt.
     
  • Die Verarbeitung dieser Daten ist aber nur zulässig, wenn entweder das BDSG selbst es erlaubt (eher nicht der Fall - § 28 BDSG erlaubt zwar, dass für “berechtigte Interessen” Daten gespeichert werden, aber ob das hier personenbezogen geschehen muss, ist doch mehr als fraglich.), der Betroffene ausdrücklich (und schriftlich) einwilligt (wohl auch nicht der Fall) oder eine andere Rechtsvorschrift es erlaubt (§ 4 Abs. 1 BDSG). Voraussetzung, überhaupt eine technische Einrichtung, die Daten über das Verhalten oder die Leistung der Beschäftigten erzeugt oder festhält, betreiben zu dürfen, ist also eine Rechtsvorschrift, die die Verarbeitung dieser Daten erlaubt.
     
  • Solch eine Rechtsvorschrift kann ein Gesetz sein (gibt es aber nicht), eine Verordnung (gibt es auch nicht) oder auch ein zivilrechtlicher Vertrag. Solch ein Vertrag ist z. B. eine Betriebsvereinbarung. Insofern ist also der Abschluss einer Betriebsvereinbarung über den Datenschutz rechtlich notwendige Voraussetzung, um überhaupt personenbezogene Daten zu verarbeiten, wenn man nicht als einzig mögliche Alternative die schriftliche Einwilligung von allen betroffenen Beschäftigten einholen will.

Allgemeines

Gemeinsame Prinzipien

Die Geschäftsleitung der [Firma] und der Betriebsrat sind sich darüber einig,

  • dass die Einführung und Nutzung von EDV-Systemen vor allem dazu dienen soll, die Wirtschaftlichkeit des Betriebes zu erhöhen, die Qualität der Ergebnisse und Informationen zu verbessern sowie die Geschäftsführung und die Beschäftigten in ihren Entscheidungen und Handlungen zu unterstützen,
     
  • dass die Ziele, die mit dem Einsatz von EDV-Systemen angestrebt werden, in kooperativer Zusammenarbeit zwischen Arbeitgeber, Betriebsrat und Beschäftigten verfolgt werden, und die Interessen aller Beteiligten in angemessener Form berücksichtigt werden sollen,
     
  • dass durch EDV-Systeme generierte Informationen nicht dazu geeignet sind, Menschen und ihr Verhalten umfassend zu beurteilen,
     
  • dass die Weiterentwicklung der Beschäftigten und ihre Laufbahn im Betrieb nicht durch EDV-Systeme vorbestimmt oder wesentlich beeinflusst werden dürfen und die Grundsätze der Menschenwürde beachtet werden müssen,
     
  • dass EDV-Systeme als die menschliche Arbeit unterstützende Hilfsmittel eingesetzt werden,
     
  • dass Arbeitsabläufe unter Anwendung gesicherter arbeitswissenschaftlicher Erkenntnisse so gestaltet werden müssen, dass Entscheidungsspielräume erhalten bleiben und Über- oder Unterforderungen der Beschäftigten vermieden werden.

Kommentar: Solch eine Präambel ist eigentlich nicht so wichtig. Sie kann aber wichtig werden, wenn es zu Streitigkeiten kommt, denn dann kann sie Anhaltspunkte darüber liefern, wie diese Betriebsvereinbarung zu interpretieren ist. Außerdem ist es immer schön, wenn man etwas Verhandlungsmasse hat, die man bei Bedarf streichen kann.

Gemeinsame Ziele

Ziele dieser Betriebsvereinbarung sind:

  • sicherzustellen, dass die Einführung, Nutzung und spätere Anpassung von Systemen der Informationstechnik nicht durch Konflikte zwischen Arbeitgeber, Betriebsrat und Beschäftigten behindert werden,
     
  • sicherzustellen, dass die Leistungsfähigkeit der [Firma] erhöht wird und zukunftssichere Arbeitsplätze erhalten bzw. geschaffen werden,
     
  • sicherzustellen, dass die einschlägigen Gesetze, insbesondere das Bundesdatenschutzgesetz (BDSG), die Bildschirmarbeitsverordnung (BildschArbV) und das Betriebsverfassungsgesetz (BetrVG) eingehalten werden,
     
  • sicherzustellen, dass das individuelle Recht der Beschäftigten auf informationelle Selbstbestimmung gewährleistet wird, und dass die Interessen der Beschäftigten in angemessenem Umfang berücksichtigt werden,
     
  • sicherzustellen, dass dem Betriebsrat ermöglicht wird, seine gesetzlichen Mitbestimmungsaufgaben rechtzeitig und in angemessenem Umfang wahrzunehmen.

Kommentar: Auch das ist eigentlich überflüssig. Ein Punkt jedoch ist von großer Bedeutung: Lt. § 80 Abs. 1 Nr. 1 BetrVG hat der Betriebsrat die Aufgabe, “darüber zu wachen, dass die zum Schutz der Arbeitnehmer geltenden [...]” [Schutzvorschriften] “[...] durchgeführt werden”.

Der Betriebsrat hat aber regelmäßig keine eigene Handhabe, wenn er Verstöße gegen die Schutzvorschriften feststellt: Er kann zwar Beschwerde beim Arbeitgeber führen, aber nicht z. B. beim Arbeitsgericht klagen. Das kann er nur, wenn der Arbeitgeber gegen seine Verpflichtungen aus dem BetrVG verstößt. (§ 23 Abs. 3 BetrVG)

Ein Verstoß gegen eine Betriebsvereinbarung ist solch ein Verstoß gegen seine Verpflichtungen aus dem BetrVG, denn in § 77 Abs. 4 heißt es sinngemäß, dass Betriebsvereinbarungen eingehalten werden müssen.

Wenn nun in der Präambel steht, dass es eines der Ziele der Betriebsvereinbarung ist, sicherzustellen, dass der Arbeitgeber die Schutzvorschriften (z. B. das Bundesdatenschutzgesetz) einhält, dann wäre ein Verstoß gegen das Bundesdatenschutzgesetz seitens des Arbeitgebers auch ein Verstoß gegen diese Betriebsvereinbarung, also gegen das BetrVG. Und damit wäre dem Betriebsrat eine Handhabe, z. B. die Beantragung eines Beschlussverfahrens beim Arbeitsgericht, gegeben.

Wichtig ist also allein der Punkt 3 dieser Ziele. Die anderen dienen eher dazu, diesen wichtigen Punkt zu “verstecken”.

Begriffsbestimmungen

Kommentar: Begriffsbestimmungen unterliegen insoweit nicht der Mitbestimmung durch den Betriebsrat, als sie normalerweise bereits im Gesetz, hier vor allem im Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) geregelt sind. Es ist jedoch ein nützlicher Service für den Leser einer Betriebsvereinbarung, wenn die darin vorkommenden Begriffe erläutert werden, weil nicht jeder mit den einschlägigen gesetzlichen Regelungen vertraut ist. Sollte der Arbeitgeber sich gegen die Definition von Begriffen, die bereits gesetzlich bestimmt sind, wehren, kann man sie in einer Einigungsstelle nicht erzwingen.

Unter Daten über das Verhalten oder die Leistung von Beschäftigten werden alle Informationen verstanden, die Aussagen darüber erlauben, was Beschäftigte zu einem bestimmten oder unbestimmten Zeitpunkt getan oder unterlassen haben.

Kommentar: Diese Definition entspricht dem, was das BAG zur Auslegung der Tatbestandsmerkmale des § 87 Abs. 1 Nr. 6 beschlossen hat (BAG-Beschluss vom 14.09.1984 – 1 ABR 23/82) – allerdings etwas weitgehend interpretiert.

Alle Informationen, die Aussagen über das Verhalten oder die Leistung von Beschäftigten geben, gehören zu den personenbezogenen Daten im Sinne des § 3 Abs. 1 BDSG. Dies sind insbesondere auch solche Daten, die durch EDV-, IT- oder andere Systeme erzeugt werden und Zwecken des Datenschutzes oder der Sicherstellung des ordnungsgemäßen Betriebs des Systems dienen.

Kommentar: Dieser Satz entspricht der Systematik des § 3 Abs. 1 BDSG und dient der Klarstellung. Personenbezogene Daten sind “Einzelangaben über persönliche oder sachliche Verhältnisse einer bestimmten oder bestimmbaren natürlichen Person”. Daten über das Verhalten z. B. am PC sind die Beschreibung eines sachlichen Verhältnisses einer natürlichen Person (nämlich des Benutzers) zu seinem PC (nämlich die Art der Benutzung).

Personenbezogene Daten i. S. d. § 3 Abs. 1 BDSG sind alle Angaben im Zusammenhang mit einem namentlich bekannten oder bestimmbaren Menschen.

Kommentar: Dies ist eine für die Beschäftigten einfacher zu verstehende, aber sinngemäß gleiche Definition des Begriffs der “personenbezogenen Daten” wie in § 3 Abs. 1 BDSG.

Verarbeiten von Daten ist jedes Eingeben, Ermitteln, Speichern, Verändern, Übermitteln, Sperren, Löschen, Auswerten und Lesen von Daten.

Kommentar: Dies ist eine Vereinfachung des Definitionskatalog der § 3 Abs. 3 bis Abs. 5 BDSG – über die Zulässigkeit der Vereinfachung darf gestritten werden, hier geht es darum, die Betriebsvereinbarung möglichst einfach zu halten.

Alle personenbezogenen Daten sind allein oder im Zusammenhang mit anderen Informationen geeignet, Aussagen, Prognosen oder Beurteilungen über das Verhalten oder die Leistungen der Personen abzugeben. Insofern sind alle technischen Einrichtungen, die personenbezogene Daten erfassen, speichern, verarbeiten oder ausgeben technische Einrichtungen zur Verhaltens- und Leistungsüberwachung im Sinne des § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG.

Kommentar: Dieser Satz entspricht der Systematik des § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG und der gängigen Rechtssprechung und dient der Klarstellung.

Geltungsbereich

Räumlich

Diese Betriebsvereinbarung gilt für [die Niederlassung xx / alle Niederlassungen] [und den Standort yy / und Standorte] der [Firma].

Wenn personenbezogene Daten bzw. Daten, die Auskunft über das Verhalten oder die Leistung von Beschäftigten geben können, von Stellen außerhalb der [Firma] verarbeitet werden, stellt die [Firma] sicher, dass die hier getroffenen Regelungen und gesetzlichen Vorschriften auch von der Stelle außerhalb der [Firma] eingehalten werden, unabhängig vom Standort dieser Stelle.

Kommentar: Dieser Satz entspricht inhaltlich dem § 11 Abs. 1 BDSG und dient der Klarstellung.

Persönlich

Diese Betriebsvereinbarung dient dem Schutz aller aktiven und inaktiven Beschäftigten der [Firma], einschließlich Auszubildender und ehemaliger Beschäftigten der [Firma], soweit es sich nicht um leitende Angestellte im Sinne des § 5 Abs. 3 BetrVG handelt.

Kommentar: Der Halbsatz mit den leitenden Angestellten ist nicht notwendig.

Arbeitnehmerüberwachung und Datenschutz

Die Verarbeitung personenbezogener Daten muss den Grundsätzen der Zweckbindung, der Transparenz und der Verhältnismäßigkeit sowie der Datensparsamkeit entsprechen. Die [Firma] verpflichtet sich, die gesetzlichen Regelungen zum Datenschutz uneingeschränkt einzuhalten und dafür Sorge zu tragen, dass diese Betriebsvereinbarung und die gesetzlichen Regelungen, insbesondere das Bundesdatenschutzgesetz (BDSG), das Betriebsverfassungsgesetz (BetrVG) und die Bildschirmarbeitsverordnung (BildschArbV) auf allen Ebenen und von allen Stellen der [Firma] und allen durch die [Firma] beauftragten externen Stellen eingehalten werden.

Kommentar: Das entspricht den Regelungen der §§  3a, 28, 33 und 34 BDSG.

Zweckbestimmung und Umfang der Speicherung von Daten über Beschäftigte

im CRM-System werden Daten über Kunden, Vorgänge und Ereignisse, Kommunikation und andere Informationen im Zusammenhang mit Kunden gespeichert. Zu jedem Datensatz bzw. zu jeder Information wird ein Urheber oder Bearbeiter gespeichert. Diese Information darf nur dazu verwendet werden, einen Ansprechpartner für ggf. notwendige Nachfragen zu ermitteln.

Die Zweckbindung ist als zentrales Prinzip des Datenschutzes in § 28 Abs. 1 BDSG festgeschrieben. Auch die Einwilligung des Betroffenen zur Verarbeitung seiner Daten gem. § 4 Abs. 1 und 2 z. B. hat stets zweckgebunden zu erfolgen.

Einzelne Arbeitsschritte zur Erledigung von Vorgängen werden vom CRM-System nicht gespeichert. Das System dient nicht zur Erfassung von Arbeitszeiten, Projektzeiten oder anderen Angaben über die Dauer von Aktivitäten der Beschäftigten.

Kommentar: Hier ist das Ziel, sicherzustellen, dass das CRM-System nur für seinen eigentlichen Zweck, nämlich die Verbesserung des Managements der Beziehungen zu Kunden, eingesetzt wird und nicht dazu verwendet wird, die Arbeitnehmer in ihrem Verhalten oder ihrer Leistung zu kontrollieren. Grundlage für die Mitbestimmungspflicht ist hier § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG.

Welche Arten von Vorgang oder Ereignissen vom System gespeichert werden ist abschließend in Anlage 1, welche Informationen über Beschäftigte im CRM-System gespeichert oder von ihm genutzt werden, abschließend in Anlage 2 aufgeführt. Es dürfen nur die Activity-Codes und Bearbeitungs-Stati verwendet werden, die in Anlage 3 genannt sind.

Kommentar: Welche personenbezogenen Daten gespeichert werden, muss lt. BDSG in einem Verfahrensverzeichnis dokumentiert werden. Dies gilt natürlich besonders für personenbezogene Daten der Beschäftigten. Dieses Verfahrensverzeichnis ist nicht Gegenstand der Mitbestimmung. Dennoch besteht hier grundsätzlich ein Mitbestimmungsrecht, und auch der Arbeitgeber hat normalerweise ein Interesse daran, dazu eine Regelung mit dem Betriebsrat zu treffen:

  • Welche Arten von Vorgängen oder Ereignissen gespeichert werden (Anlage 1), ist Gegenstand der Mitbestimmung nach § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG, denn es wird ja immer auch ein Bearbeiter oder anders Verantwortlicher vermerkt, bei dem es sich praktisch immer um einen Beschäftigten handelt. Hier geht es also um Verhaltens- oder Leistungskontrollen.
     
  • Wenn Daten über Beschäftige (Anlage 2) gespeichert werden, sind die Regelungen des Bundesdatenschutzgesetzes zu beachten. Das Speichern, Verarbeiten etc. von personenbezogenen Daten ist nur zulässig, wenn der Betroffene einwilligt, wenn das BDSG es erlaubt (der Arbeitgeber als verantwortliche Stelle die Daten unbedingt braucht, um ein berechtigtes Interesse zu erfüllen – § 28 Abs. 1 Nr. 2 BDSG) oder eine andere Rechtsvorschrift es zulässt (§ 4 BDSG). Da der Arbeitgeber wohl kaum die (freiwillige!) Zustimmung sämtlicher Betroffener einholen kann, fällt diese Rechtsgrundlage weg. Ob die Daten einer genauen Prüfung hinsichtlich der Fragen, ob sie wirklich erforderlich sind, die Interessen des Arbeitgeber zu erfüllen, und ob diese Interessen wirklich so berechtigt sind, ist ebenfalls zweifelhaft. Also bleibt wahrscheinlich nur eine andere Rechtsvorschrift als Grundlage für die Speicherung, Verarbeitung etc. der personenbezogenen Daten der Beschäftigten. Und diese Rechtsvorschrift ist eine Betriebsvereinbarung. Daher sollte der Arbeitgeber selbst daran interessiert sein, eine entsprechende Regelung in dieser Betriebsvereinbarung zu treffen.
     
  • Welche Aktivitäten die Beschäftigten durchgeführt haben, wird üblicherweise in sog. “Activity-Codes“” bzw. ”Bearbeitungs-Stati” festgehalten (Anlage 3). Dabei wird z. B. gespeichert, ob und wie und von wem ein Vorgang bearbeitet wurde, ob der Vorgang noch wartet etc. Hier handelt es sich um Informationen über das Verhalten oder die Leistung von Arbeitnehmern, und das ist gem. § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG wieder Gegenstand der zwingenden Mitbestimmung.

Verhaltens- und Leistungskontrollen und beurteilungen

Daten, die im Zusammenhang mit dem CRM entstehen, und die Aussagen über das Verhalten oder die Leistung von Beschäftigten erlauben, dürfen nur unter den in dieser Betriebsvereinbarung genannten Regeln zu Verhaltens- oder Leistungskontrollen oder –beurteilungen verwendet werden.

Kommentar: Das ist der Kernpunkt dessen, was mit § 87 Abs. 1 Nr. 6 als Inhalt der Mitbestimmung gemeint ist. Es ist allerdings illusorisch, zu glauben, man können durch eine Betriebsvereinbarung generell verbieten, dass Verhaltens- und Leistungskontrollen stattfinden. Natürlich finden sie statt – nicht zuletzt zu diesem Zweck gibt es schließlich die EDV.

Wichtig ist hier, klare Regeln aufzustellen, nach denen verfahren wird. Diese Regeln finden sich im folgenden Kapitel “Regeln für Verhaltens- und Leistungskontrollen” und dienen dazu, zu verhindern, dass der Arbeitgeber willkürlich und unkontrolliert alle denkbaren Überwachungsmechanismen mit z. T. nachteiligen Folgen für die Beschäftigten nutzt.

In gewissem Umfang muss man dem Arbeitgeber zubilligen, die Tätigkeit der Beschäftigten überwachen zu dürfen. Schließlich haben sich die Arbeitnehmer durch den Arbeitsvertrag zu einem vertragskonformen Verhalten, also z. B. zur Erbringung einer bestimmten Leistung, verpflichtet, und in diesem Rahmen ist eine – gemäßigte und kontrollierte – Überwachung z. B. der Leistungserbringung durchaus kein übertriebener Eingriff in das Persönlichkeitsrecht der Beschäftigten.

Darüber hinaus hat der Arbeitgeber wirtschaftliche Ziele, die zu verfolgen durchaus im Interesse des Unternehmens insgesamt liegen kann, und deren Erreichung damit auch für die Arbeitnehmer von Nutzen sein kann.

Insofern ist es richtig, dem Arbeitgeber zuzubilligen, dass er in gewissem Rahmen auch das Verhalten und die Leistung der Arbeitnehmer überwachen darf, aber eben nur in dem Rahmen und dem Maße und mit den möglichen Folgen für die Beschäftigten, wie dies mit dem Betriebsrat vereinbart wurde – und genau dazu dient dieser Abschnitt der Betriebsvereinbarung.

Daneben wird mit den hier folgenden Regelungen folgendes Prinzip verfolgt: Auch bisher schon hat ein Arbeitgeber die Leistungen der Beschäftigten überwacht – nicht zuletzt dazu gibt es schließlich Führungskräfte. Durch den Einsatz technischer Überwachungsinstrumente werden die Überwachungsmöglichkeiten aber umfassender und detaillierter, es wird dem Arbeitgeber also immer leichter gemacht, das Verhalten und die Leistung der Beschäftigten zu kontrollieren.

Im Grunde besteht die hier vorgeschlagenen Konstruktion aus einem Tauschgeschäft zwischen Betriebsrat und Arbeitgeber: Der Betriebsrat erlaubt dem Arbeitgeber, (in gewissem Maße und unter Beteiligung des Betriebsrats) die Möglichkeiten der Überwachung der Beschäftigten zu nutzen und dadurch mehr Kontrolle auszuüben. Im Gegenzug wird aber der Betriebsrat in höherem Maße und zu einem früheren Zeitpunkt beteiligt, wenn diese Kontrollmöglichkeiten Konsequenzen für Beschäftigte haben.

Sonderfälle, in denen eine Überwachung des Verhaltens von Beschäftigten aus Gründen des Betriebsfriedens, des Datenschutzes, der Strafverfolgung oder aus anderen wichtigen Gründen über das in dieser Betriebsvereinbarung bestimmte Maß hinaus notwendig ist, müssen mit dem Betriebsrat im Einzelfall gesondert vereinbart und mit ihm gemeinsam gehandhabt werden. Der Betriebsrat muss über das Ergebnis der Überwachung informiert und angehört werden, bevor dieses Ergebnis verwendet werden kann. Im Falle, dass eine Einigung nicht zustande kommt, wird verfahren, wie dies im Absatz “Einigung bei Streitigkeiten” beschrieben ist.

Kommentar: Diese Öffnungsklausel ist sinnvoll, um den Arbeitgeber nicht unnötig bei der Arbeit zu behindern. Es ist immer denkbar, dass besondere Einzelfälle auftreten können, bei denen es aus besonderem Grund notwendig ist und vielleicht sogar im Interesse der Beschäftigten liegt, dass der Arbeitgeber genauer überwacht. Dann allerdings sollte dies im Einklang mit dem Betriebsrat geschehen.

Regeln für Verhaltens- und Leistungskontrollen

Die Führungskräfte erhalten die in Anlage 4 aufgeführten Auswertungen ausschließlich über die Beschäftigten, die im Zuständigkeitsbereich der jeweiligen Führungskraft tätig sind. Lassen sich nach Beurteilung der Führungskräfte Schwachstellen erkennen, können bestimmte Maßnahmen ergriffen werden.

Kommentar: Es wird zunächst klargestellt, dass der Arbeitgeber nicht beliebige Überwachungsinstrumente unbegrenzt einsetzen darf, sondern dass ihm ein bestimmtes Instrumentarium an Auswertungen etc. zugebilligt wird, das er für Überwachungszwecke verwenden darf. Und selbstverständlich darf eine Führungskraft diese Instrumente nur in dem Bereich einsetzen, für den sie zuständig ist.

Maßnahmen im Sinne dieser Betriebsvereinbarung sind von einem Vorgesetzten gewünschte Mitarbeitergespräche bzw. einzelne Maßnahmen, d. h. Schulungsmaßnahmen, Ermahnungen, Abmahnungen oder andere arbeitsrechtliche Maßnahmen, die in einem Zusammenhang mit Fehlern oder anderen Vorkommnissen stehen, und die im Verhalten oder der Leistung des Beschäftigten begründet sind.

Als Folge der Überwachung können bestimmte Maßnahmen vom Arbeitgeber ergriffen werden. Welche das sein können, ist hier definiert.

Folgende Vorgehensweise ist hier anzuwenden:

1. Schritt: Abweichungsanalyse zusammen mit dem Beschäftigten

Hat die Führungskraft nach Durchsicht der Auswertungen Schwachstellen festgestellt, wird gemeinsam mit dem betroffenen Beschäftigten die Ursache geklärt (Sachverhaltsklärung).

Der Betriebsrat wird von dem jeweiligen Vorgesetzten immer frühzeitig über Gesprächstermine informiert, um mit den Betroffenen Kontakt aufnehmen zu können. Ein Betriebsratsmitglied nimmt an dem Gespräch teil, sofern der Beschäftigte nicht ausdrücklich den Wunsch äußert, dass kein Betriebsratsmitglied teilnimmt. Die jeweilige Führungskraft hat die Pflicht, den betroffenen Beschäftigten darauf hinzuweisen, dass er die Möglichkeit hat, den Betriebsrat hinzuzuziehen.

Zeigt sich auf Basis dieses Gesprächs, dass der Beschäftigte für das Auftreten der Schwachstelle nicht verantwortlich ist, ist das Verfahren abgeschlossen.

Wird im o. g. Gespräch festgestellt, dass der Beschäftigte die Verantwortung für das Auftreten der Schwachstelle bzw. des Fehlers trägt, wird im Gespräch zwischen Beschäftigtem und Vorgesetzten ermittelt, wie das wiederholte Auftreten der Schwachstelle verhindert werden kann (z.B. durch Schulungsmaßnahmen, durch Ändern des Verhaltens des Beschäftigten o. ä.), wobei diese Maßnahmen schriftlich festgehalten werden.

Nimmt der Betriebsrat auf Wunsch des Beschäftigten an dem Gespräch nicht teil, so ist das Ergebnis des Gesprächs und sind die ggf. vereinbarten Maßnahmen dem Betriebsrat im Anschluss an das Gespräch mitzuteilen, es sei denn, dass der betroffene Beschäftigte dem ausdrücklich widerspricht.

Kommentar: Wenn ein Arbeitnehmer tatsächlich oder vermeintlich Defizite erkennen lässt – sei es, indem er bestimmte vereinbarte Leistungsziele nicht erreicht, Fehler macht, sich direkt vertragswidrig oder gar strafbar verhält oder dergleichen, kann man dem Arbeitgeber nicht streitig machen, das zu bemerken und abzustellen. Wichtig ist hier, Willkür und Ungerechtigkeiten zu vermeiden und als Betriebsrat von Beginn an beteiligt zu werden.

2. Schritt: Maßnahmen bei wiederholtem Auftreten von Schwachstellen

Wird trotz der oben vereinbarten Maßnahmen auf Basis der Auswertungen und des oben dargestellten Verfahrens festgestellt, dass die Schwachstelle wiederholt weiter auftritt, werden nochmals zusammen mit dem Beschäftigten schriftlich Maßnahmen vereinbart, die das erneute Auftreten der Schwachstelle verhindern sollen.

Sollte es sich um einen objektiven Verstoß des Mitarbeiters gegen arbeitsvertragliche Pflichten (d. h. alle Verstöße im Haupt- und Nebenleistungsbereich wie z. B. zu spät kommen, Nichteinhaltung der Arbeitszeit, unentschuldigtes Fehlen etc.) handeln, insbesondere jedoch bei Vertragsstörungen, welche in erster Linie die Wahrung der Arbeitgeberinteressen und die persönliche Integrität des Mitarbeiters, also den Vertrauensbereich berühren (z.B. Diebstahl, Unterschlagung, sonstige Eigentums- und Vermögensdelikte und ähnliche strafbare oder ordnungswidrige Handlungen) ist bereits zu diesem Zeitpunkt eine Abmahnung oder Kündigung möglich.

Hinsichtlich der Hinzuziehung des Betriebsrats gilt das im vorigen Abschnitt (“1. Schritt”) beschriebene Verfahren.

Kommentar: Dieser zweite Schritt dient dazu, es dem Arbeitgeber zu erschweren, unmittelbar auf festgestellte Defizite negative Konsequenzen für Beschäftigte zu ergreifen. Das ist ein wesentlicher Bestandteil des o. g. “Tauschgeschäfts”: Der Betriebsrat erlaubt dem Arbeitgeber, in gewissem Maße technische Einrichtungen für die Kontrolle der Beschäftigten anzuwenden, macht es ihm im Gegenzug aber schwerer, daraus negative Konsequenzen für die Beschäftigten abzuleiten.

3. Schritt: Disziplinarische Maßnahmen

Sollte die [Firma] aufgrund von Auswertungen nach dieser Betriebsvereinbarung disziplinarische Maßnahmen (Abmahnungen oder Kündigungen) durchführen wollen, darf dies erst nach Durchführung des hier beschriebenen zweistufigen Verfahrens (1. und 2. Schritt) erfolgen. Begleitend erfolgt eine Beratung mit dem Betriebsrat.

Kommentar: Damit wird verdeutlicht, dass die Konstruktion dieser Betriebsvereinbarung dazu dient, es dem Arbeitgeber zu erschweren, die Überwachungsmöglichkeiten zu nutzen, sich von Beschäftigten zu trennen.

Wenn der Betriebsrat einer auf Grund von Auswertungen nach dieser Betriebsvereinbarung ausgesprochenen Kündigung widerspricht, wird eine paritätisch besetzte Schlichtungsstelle eingesetzt, die sich mit dem Sachverhalt zu befassen hat. Diese Schichtungsstelle hat spätestens 14 Tage nach Anrufung zu tagen.

Kommentar: Diese Regelung geht ausdrücklich über das hinaus, was das BetrVG in § 102 als Mitwirkungsmöglichkeit für den Betriebsrat vorsieht. Es handelt sich hier um einen wesentlichen Bestandteil des oben beschriebenen “Tauschgeschäfts”: Es wird dem Arbeitgeber letztlich natürlich nicht unmöglich gemacht, sich von Beschäftigten zu trennen, aber wenn er eine Information, die er aus einer Kontrolleinrichtung gewonnen hat, als Begründung oder Anlass verwenden möchte, dann muss er – als Ausgleich dafür, dass die Kontrolle ihm durch die entsprechende technische Einrichtung erleichtert wird – den Beschwerlicheren Weg, der hier beschrieben wird, gehen.

Die Schlichtungsstelle besteht aus jeweils 2 Mitgliedern des Arbeitgebers und des Betriebsrats.

Im Falle der Feststellung einer Nichteinigung bezüglich der Klärung der weiteren Vorgehensweise wird unverzüglich ein zweiter Termin vereinbart. Dieser zweite Termin findet innerhalb einer Frist von maximal 14 Tagen nach dem 1. Termin statt. Sollte es dabei zu keiner Einigung kommen, oder sollte der Betriebsrat auf das Zustandekommen des zweiten Termins innerhalb der Frist von 14 Tagen verzichten, steht der [Firma] das gesetzlich vorgeschriebene Verfahren offen.

Kommentar: Letztlich kann es natürlich nicht ausgeschlossen werden, dass der Arbeitgeber sich von einem Beschäftigten trennt, wenn er dies unbedingt will. Also muss das hier beschriebene Verfahren irgendwann in den gesetzlich vorgesehenen Weg einmünden.

Personelle Maßnahmen der [Firma] auf Grund von Auswertungen nach dieser Betriebsvereinbarung sind unwirksam, wenn die entsprechenden Verfahren nicht eingehalten worden sind oder auf andere Art gegen die Regelungen dieser Betriebsvereinbarung verstoßen wurde.

Kommentar: Das dient der Absicherung.

Beschwerdeverfahren und Schlichtungsstelle

Jeder Beschäftigte hat jederzeit die Möglichkeit der Beschwerde auf der Basis des § 83 BetrVG.

Dem Beschäftigten dürfen keine Nachteile durch die Wahrnehmung seines Rechts der Beschwerde entstehen. Sollte eine größere Anzahl solcher Beschwerden entstehen, wird auf Anforderung des Betriebsrats oder der [Firma] umgehend eine paritätisch besetzte Schlichtungsstelle eingesetzt, die sich mit den Vorkommnissen zu befassen hat. Es steht den betrieblichen Parteien frei, nach Abschluss dieser Betriebsvereinbarung ihre Mitglieder für die Schlichtungsstelle zu berufen.

Die Schlichtungsstelle besteht aus jeweils 2 Mitgliedern des Arbeitgebers und des Betriebsrats.

Im Falle der Feststellung einer Nichteinigung bezüglich der Klärung der Beschwerde wird unverzüglich ein zweiter Termin unter Hinzuziehung eines neutralen Schlichters (intern oder extern) vereinbart. Dieser zweite Termin findet innerhalb einer Frist von 4 Wochen statt. Sollte es dabei zu keiner Einigung kommen, bleibt danach allen Parteien der Rechtsweg vorbehalten.

Kommentar: Diese Beschwerdestelle dient dazu, Fälle, in denen z. B. einzelne Führungskräfte es mit der Nutzung von Kontrollmöglichkeiten übertreiben, aufzudecken und zu klären.

Missbräuchliche Nutzung

Die Verarbeitung von personenbezogenen Daten und die Nutzung von technischen Einrichtungen sind missbräuchlich, wenn sie gegen gesetzliche Bestimmungen oder gegen diese oder eine andere Betriebsvereinbarung verstoßen. Missbräuchlich gewonnene Informationen und Erkenntnisse dürfen nicht verwendet werden. Maßnahmen, die auf missbräuchlich gewonnenen Informationen oder Erkenntnissen beruhen, sind unwirksam. Missbräuchlich gewonnene Informationen und Erkenntnisse sind als Beweismittel bei rechtlichen Streitigkeiten nicht zulässig. Im Zweifelsfall liegt die Beweispflicht dafür, dass die Informationen oder Erkenntnisse nicht missbräuchlich gewonnen wurden, bei der [Firma].

Kommentar: Diese Regelungen sind die natürliche Konsequenz aus dem, was in den vorherigen Paragraphen steht. Wenn dieser Passus fehlen würde, wäre die ganze restliche Betriebsvereinbarung überflüssig, denn dann könnte der Arbeitgeber ja munter gegen die Betriebsvereinbarung verstoßen, ohne dass der Betriebsrat die Konsequenzen dieser Verstöße verhindern könnte.

Die Umkehrung der Beweislast entspricht im Prinzip der Regelung des § 8 Bundesdatenschutzgesetz. Es würde dem Betroffenen auch schwer fallen, ohne eingehende Kenntnis der EDV- und IT-Systeme, die der Arbeitgeber verwendet, begründen zu können, wie, wann und womit der Arbeitgeber gegen seine Verpflichtungen aus dieser Betriebsvereinbarung verstoßen hat.

Handhabung

Die Benutzeroberfläche des Systems ist in deutscher Sprache formuliert. Die [Firma] trägt dafür Sorge, das lange Warte- und Antwortzeiten nach Möglichkeit vermieden werden.

Kommentar: Das sind Minimalanforderungen an die Ergonomie der Software. Die ergonomische Gestaltung auch von Software ist auf Grund von § 87 Abs. 1 Nr. 7 BetrVG Gegenstand der Mitbestimmung.

Darüber hinausgehende Regelungen sollten einer speziellen Betriebsvereinbarung über die ergonomische Gestaltung von Bildschirmarbeitsplätzen vorbehalten bleiben.

Schulung

Jeder Benutzer wird eine Schulung von mindestens zwei Arbeitstagen Dauer durchlaufen. Die Schulung findet während der Arbeitszeit statt bzw. die Zeit, während der die Schulung stattfindet, gilt als Arbeitszeit. Die Schulungsinhalte und Modalitäten der Durchführung werden mit dem Betriebsrat abgestimmt.

Kommentar: Die Durchführung von Schulungen ist Gegenstand der Mitbestimmung nach § 98.

Außendienst

Außendienstmitarbeiter, die das System von einem Arbeitsplatz zuhause aus nutzen, erhalten auf Kosten der [Firma] einen DSL- oder vergleichbaren Telekommunikationsanschluss.

Kommentar: Das ist nicht Gegenstand der Mitbestimmung. Sollten in nennenswertem Umfang Telearbeitsplätze genutzt werden, ist es überlegenswert, hierfür eine separate Betriebsvereinbarung abzuschließen.

Bestandschutz

Kommentar: Hier handelt es sich um ein sehr brisantes Thema. Viele Unternehmen versprechen sich durch den Einsatz von CRM-Systemen die Freisetzung eines gewissen Rationalisierungspotenzials, was natürlich zur Folge haben soll, den Personalbestand früher oder später zu verringern.

Die Einführung eines CRM-Systems kann unter gewissen Umständen eine Betriebsänderung nach § 111 BetrVG sein. In solch einem Fall hat der Betriebsrat eine Mitbestimmungspflicht, um soziale Härten von den Arbeitnehmern fernzuhalten, indem er z. B. Ausgleichsmaßnahmen, einen Interessensausgleich etc. mit dem Arbeitgeber vereinbart, um die Nachteile, die Arbeitnehmer erleiden, auszugleichen. Hier sind mögliche Regelungen vorgeschlagen, wie man diese Nachteile vermeiden oder ausgleichen kann.

Gerade dieser Abschnitt enthält jedoch Regelungen, die in jedem Betrieb auf die dort herrschenden Verhältnisse und Bedingungen angepasst werden müssen.

Es wird sichergestellt, dass die Wertigkeit des Arbeitsplatzes bei Aufnahme der Arbeit mit dem [Name des CRM-Systems] erhalten bleibt.

Innerhalb der ersten [12-18] Monate nach Einführung von [Name des CRM-Systems] dürfen keine betriebsbedingten Kündigungen ausgesprochen werden, die im Zusammenhang mit der Einführung des CRM-Systems stehen.

Nach Ablauf dieser Frist wird in Abstimmung mit dem Betriebsrat geprüft, welche Arbeitsplätze durch Änderungen, die in Zusammenhang mit [Name des CRM-Systems] stehen, wegfallen sollen. Für die Betroffenen werden im Betrieb [gleichwertige/zumutbare andere] Arbeitsplätze, die der Qualifikation des Betroffenen entsprechen, gesucht, um betriebsbedingte Kündigungen zu vermeiden.

Sollten sich betriebsbedingte Kündigungen aus Sicht der [Firma] als unvermeidlich erweisen, muss in jedem Fall mit dem Betriebsrat ein Interessensausgleich für die Betroffenen vereinbart werden.

Herabstufungen im Zusammenhang mit Änderungen, die sich aus der Einführung von [Name des CRM-Systems] ergeben, sind nicht zulässig.

Prüfungsrechte des Betriebsrats

Der Betriebsrat hat das Recht, sich bei allen technischen Einrichtungen, die personenbezogene Daten speichern oder verarbeiten oder die geeignet sind, Informationen über das Verhalten oder die Leistung von Beschäftigten zu generieren, kurzfristig in Begleitung einer zur Administration dieser Einrichtung berechtigten Person mit Administratorenrechten anzumelden, um die Funktion und die Einhaltung dieser Betriebsvereinbarung zu überprüfen.

Alle Beschäftigten der Abteilungen EDV/IT, Facility-Management/Haustechnik und Personalwesen sind gegenüber dem Betriebsrat zu Auskünften über den Datenschutz und die technischen Einrichtungen zur Arbeitnehmerüberwachung verpflichtet.

Kommentar: Das dient vor allem dem “Informantenschutz”, ist aber leider nicht erzwingbar.

Der Betriebsrat erhält die Möglichkeit, bei Bedarf einen Sachverständigen hinzuzuziehen, der ihn bei der Beurteilung und Kontrolle der Einhaltung dieser Betriebsvereinbarung und seinen sonstigen gesetzlichen Aufgaben im Zusammenhang mit dem Datenschutz und technischen Einrichtungen unterstützt. Er kann dafür im Jahr über einen Betrag von [2.500 EUR] zzgl. Umsatzsteuer verfügen. Höhere Kosten müssen jeweils vorher mit der Geschäftsleitung vereinbart werden.

Kommentar: Das ist nicht erzwingbar.

Einigung bei Streitigkeiten

In Nichteinigungsfall bei nach Abschluss der Betriebsvereinbarung erwünschten Änderungen der Anlagen oder im Fall eines Streits über die Auslegung oder Anwendung dieser Betriebsvereinbarung kann die [Firma] oder der Betriebsrat die Einigungsstelle anrufen. Diese Betriebsvereinbarung bleibt des ungeachtet grundsätzlich in Kraft. Unberührt hiervon bleiben Änderungen aufgrund gesetzlicher oder tarifvertraglicher Regelungen.

Kommentar: Dieser Punkt ist deshalb wichtig, weil der Betriebsrat damit ein hervorragendes Druckmittel zur Durchsetzung seiner Rechte aus dieser Betriebsvereinbarung hat. Normalerweise kann der Betriebsrat bei Verstößen des Arbeitgebers gegen eine Betriebsvereinbarung ein Beschlussverfahren vor dem Arbeitsgericht beantragen (§ 23 Abs. 3 BetrVG).

Eine Einigungsstelle kommt aber normalerweise viel schneller zu einem Beschluss als das Arbeitsgericht – und nicht zuletzt ist eine Einigungsstelle viel teurer. Also wird der Arbeitgeber es sich zweimal überlegen, ob er riskiert, gegen diese Betriebsvereinbarung zu verstoßen.

Allerdings ist dieser Punkt nicht erzwingbar.

Schlussbestimmungen

Wenn diese Betriebsvereinbarung gekündigt wird, gilt sie in allen Punkten so lange weiter, bis eine neue Betriebsvereinbarung abgeschlossen wurde, die die hier geregelten Sachverhalte neu regelt. Dies gilt auch für den Fall, dass die gesetzlichen Regelungen zur Mitbestimmung geändert werden.

Sollte eine der in dieser Betriebsvereinbarung enthaltenen Regelungen rechtlich unwirksam sein, so tritt an ihre Stelle eine gesetzliche Regelung, die ggf. in dem Sinne interpretiert werden muss, wie dies die Regelung in dieser Betriebsvereinbarung vorsieht. Sollte eine in dieser Betriebsvereinbarung enthaltene Regelung nicht eindeutig auszulegen sein, so muss die so ausgelegt werden, dass ein maximaler Schutz für die Beschäftigten gewährleistet ist.

Anlagen

Anlage 1: Liste der zulässigen Vorgänge bzw. Aktivitäten:

  • Anruf des Kunden
  • Anruf beim Kunden
  • Angebot
  • Auftrag
  • Besuch beim Kunden
  • Besuch des Kunden im Hause [Firma]
  • Brief an Kunden
  • Stornierung eines Auftrags
  • Reklamation
  • [...]

Anlage 2: Liste der Datenfelder mit Bezug auf Beschäftigte

Datenquelle/Datenbank

Feldname

Beschreibung

Verwendungszweck

[...]

[...]

[...]

[...]

Anlage 3: Zulässige Activity-Codes/Bearbeitungs-Stati

 

Anlage 4: Zulässige Auswertungen

 

Hier finden Sie Seminare zu dem Thema:

B04: Betriebsvereinbarungen - Ein wichtiges Instrument der Mitbestimmung

E01: Der wirkungsvolle EDV-Ausschuss - Teil : Gläserne Arbeitnehmer

E02: Der wirkungsvolle EDV-Ausschuss - Teil II: Umsetzung der Mitbestimmungsrechte

E04: Mitbestimmung bei der Nutzung von SAP® - Aufgaben des Betriebsrats zur Wahrung der Interessen der Beschäftigten

 

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Telefon: 030-305 24 25, Fax: 030-305 24 22


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