Arbeitszeit
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Seminare zu dem Thema:

B04: Betriebsvereinbarungen - Ein wichtiges Instrument der Mitbestimmung

B05: Mitbestimmung bei Arbeitszeitregelungen Teil I - Modernisierung der Arbeitszeitsysteme und Schutz der Beschäftigten

Zeiterfassung, gleitende Arbeitszeit, Arbeitszeitkonten

Gleitende Arbeitszeiten und das Führen von Arbeitszeitkonten haben gleichermaßen für die Beschäftigten wie den Betrieb überwiegend Vorteile:

  • Die Beschäftigten können - natürlich im Rahmen der Kernzeiten und anderen Regeln - selbständig bestimmen, wann sie wie viel arbeiten, gewinnen dadurch an Souveränität und Freiheit und können Dinge, die aus privaten oder anderen Gründen notwendig sind, besser planen. Natürlich ist auch die Abgeltung in Form von Freizeit für sie von Vorteil, weil dadurch auch einmal einzelne freie Tage genommen werden können, ohne gleich einen Urlaubstag opfern zu müssen.
     
  • Für die Betriebe bedeutet eine Flexibilisierung der Arbeitszeit, besser auf wechslende Anforderungen, saisonale Schwankungen etc. reagieren zu können. Darüber hinaus zeigt die Erfahrung, dass Gleitzeit die Zufriedenheit der Beschäftigten steigert und damit die Loyalität und Motivation fördert.
     
  • Nicht zuletzt erleichtert Gleitzeit auch die Integration von Beruf und Familie, weil den besonderen Anforderungen, die die Familie stellt, durch eine Flexibilisierung der Arbeitszeit besser entsprochen werden kann.

Arbeitszeiten

Gleitzeitregelungen zeichnen sich dadurch aus, dass die Beschäftigten innerhalb eines Zeitrahmens selbst bestimmen können, zu welchen Zeiten sie arbeiten. Dabei sind drei Angaben von Bedeutung:

  • Die Kernarbeitszeit umfasst den Zeitraum, zu dem ein Beschäftigter arbeiten muss. Damit soll sichergestellt werden, dass zu den üblichen Betriebszeiten möglichst alle in Frage kommenden Beschäftigten auch anwesend sind. Dieser Zeitraum beginnt meistens werktäglich zwischen 8:30 und 10:00 Uhr und endet üblicherweise zwischen 14:30 und 16:00 Uhr. Für Freitage werden gelegentlich abweichende Zeiten bestimmt. Für Teilzeitbeschäftigte müssen besondere Regelungen getroffen werden. Je kürzer die Kernarbeitszeit ist, desto größer ist die Souveränität der Beschäftigten.
     
  • Die Gleitzeit bzw. Rahmenarbeitszeit umfasst den Zeitraum außerhalb der Kernarbeitszeit, innerhalb dessen der Beschäftigte die Zeitsouveränität genießt, also selbst bestimmen kann, ob und wann er arbeitet. Meistens beginnt die Gleitzeit um ca. 6:00 oder 6:30 Uhr und endet um ca. 20:00 Uhr. Durch die Definition eines Gleitzeitkorridors soll verhindert werden, dass Beschäftigte zu ganz unüblichen Zeiten arbeiten. Auch hier müssen für Teilzeitbeschäftigte ggf. besondere Regelungen getroffen werden.
     
  • Die Sollarbeitszeit umfasst die Arbeitszeit, die möglichst täglich gearbeitet werden soll. In vielen Fällen wird einfach die wöchentliche Arbeitszeit durch fünf geteilt, manchmal wird eine abweichende Sollarbeitszeit für Freitage festgelegt. Für Teilzeitbeschäftigte müssen auch hier besondere Regelungen getroffen werden. Da die Kernarbeitszeit jedoch kürzer und der Gleitzeitkorridor länger ist als die Sollarbeitszeit, ergibt sich die Möglichkeit für den Beschäftigten, jeden Tag die Sollarbeitszeit zu über- oder unterschreiten.

In manchen Fällen kann es sinnvoll sein, saisonal unterschiedliche Regelungen für die Kern- und Gleitzeiten vorzunehmen, um die betrieblichen Anforderungen an wechselnden Arbeitsanfall zu berücksichtigen.

Täglich wird die tatsächlich geleistete Arbeit erfasst und die Differenz zur Sollarbeitszeit gebildet. Diese Differenz wird zu einem laufenden Saldo addiert oder von ihm abgezogen. Im Idealfall beträgt der Saldo stets Null - der Beschäftigte leistet jeden Tag genau die Sollarbeitszeit ab. Im Normalfall wird es aber Abweichungen geben - an manchen Tagen arbeitet der Beschäftigte mehr, an anderen weniger als seine Sollarbeitszeit.

Dabei muss der Beschäftigte natürlich beachten, dass er die Kernzeiten einhält und nicht über die Grenzen der Gleitzeit hinaus arbeitet. Und selbstverständlich muss sichergestellt sein, dass nicht gegen die Regelungen des Arbeitszeitgesetzes verstoßen wird.

Der Beschäftigte kann so z. B. einige Zeit lang täglich eine halbe oder ganze Stunde mehr arbeiten, um sich eine Reserve zu bilden, die er später nutzen kann, um einzelne freie Tage zu nehmen oder eine Zeit lang früher Feierabend machen zu können. Bei Bedarf kann er den Saldo auch unterschreiten, um die weniger geleistete Arbeit später nachzuholen.

Wichtig ist, darauf zu achten, dass der Saldo bestimmte Grenzen nicht überschreitet. Ein Korridor von ca. 20 bis 30 Stunden hat sich in der Praxis meistens bewährt.

Wenn ein Beschäftigter dauernd mehr arbeitet und dadurch ein großes Zeitguthaben aufbaut - es können leicht 100 oder mehr Stunden zusammenkommen - weist das darauf hin, dass er überfordert ist oder ein anderes Problem besteht. Vielleicht handelt es sich auch um “heimliche” Überstunden, die der Betriebsrat nicht dulden sollte. Dafür muss unbedingt eine Lösung gefunden werden, was voraussetzt, dass das Problem rechtzeitig erkannt wird. Es kann nicht im Interesse des Beschäftigten sein, dem Betrieb ein zinsloses Darlehen in Form eines großen Zeitguthabens zu geben, und letztlich ist es auch für den Betrieb nicht von Vorteil, wenn ein Beschäftigter permanent überfordert oder überlastet ist. Manchmal sind es natürlich auch die Beschäftigten selbst, die - aus welchen Gründen auch immer - dieses Guthaben zu verantworten haben. Das ändert aber nichts daran, dass der Betriebsrat diesen Zustand nicht hinnehmen sollte.

Daher ist es sinnvoll, in einer Betriebsvereinbarung zu bestimmen, ab welchen Grenzen der Über- oder Unterschreitung des Saldo Maßnahmen ergriffen werden und der Betriebsrat zu informieren bzw. zu beteiligen ist.

Wichtig ist auch, faire Regeln aufzustellen, um sicherzustellen, dass ein Beschäftigter seine Zeitsouveränität auch wirklich in Anspruch nehmen kann. Es darf nicht sein, dass einzelne Beschäftigte benachteiligt werden, weil ihnen die Inanspruchnahme freier Tage oder die selbständige Bestimmung der Arbeitszeiten z. B. vom Vorgesetzten verwehrt wird.

Überstunden bedürfen einer gesonderten Regelung. Hier muss man in einer Betriebsvereinbarung darauf achten, dass man nicht gegen den Tarifvorbehalt verstößt. Wichtig ist, eine klare Grenze zwischen freiwilliger Mehrarbeit im Rahmen der Gleitzeit und angeordneter Mehrarbeit - u. U. sogar über die Grenzen der Gleitzeit hinaus - zu ziehen. Außerdem muss klargestellt werden, dass den Beschäftigten für Überstunden die ggf. geltenden tariflichen Zuschläge zustehen.

Datenerfassung

Die Stechuhr hat heute ausgedient, heute werden die für die Führung der Gleitzeitkonten notwendigen Daten durch elektronische Zeiterfassungssysteme ermittelt. Die Daten werden an einem oder mehreren Zeiterfassungsterminals erfasst und an einen Zeiterfassungsserver übermittelt, der die Daten überprüft, speichert und auswertet, bei Bedarf auch gleich an die Software zur Lohn- und Gehaltsabrechnung weiterreicht. Die Authentifizierung der Beschäftigten erfolgt dabei wahlweise mit Magnetkarten, Chipkarten oder Transpondern, die Informationen über kurze Strecken per Funk übertragen.

Die einfachste Variante erfasst dabei nur die Personalnummer, den Zeitpunkt sowie die Merkmale “Arbeitsbeginn”, “Arbeitsende”, “Beginn Dienstgang”, “Ende Dienstgang”. Zusätzlich muss es natürlich Möglichkeiten geben, manuell Daten zu erfassen und zu korrigieren, um z. B. Fehleingaben richtigzustellen oder mehrtägige Dienstreisen im System richtig zu speichern.

Weitergehende Systeme erfassen mehr Informationen. Wenn z. B. mehrere Zeiterfassungsterminals eingesetzt werden, kann der Ein- bzw. Ausgang, den der Beschäftigte genommen hat, festgehalten werden. Besonders beim Einsatz von Transpondern wird die Zeiterfassung häufig mit Systemen für die Zugangskontrolle oder auch die Kantinenabrechnung kombiniert, was dazu führt, dass eine große Datenmenge entstehen kann, die in ihrer Kombination sehr weitreichende Aussagen über das Verhalten des Beschäftigten erlauben.

In modernen Gebäuden erlebt man gelegentlich eine Verknüpfung der Zeiterfassung mit Systemen der Haustechnik oder auch der Telefonanlage, was z. B. dazu führen soll, dass Energieverbraucher im Büro des Beschäftigten, der lt. Zeiterfassung nicht im Haus ist, ausgeschaltet, die Heizung bzw. Klimatisierung heruntergeregelt oder Anrufe auf seine Durchwahlnummer umgeleitet werden.

Datenschutz

Lt. § 28 Abs. 1 Nr. 2 Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) ist dem Arbeitgeber als “verant- wortlicher Stelle” die Erhebung, Speicherung und Nutzung personenbezogener Daten dann erlaubt, wenn dies erforderlich ist, um “berechtigte Interessen” der verantwortlichen Stelle zu wahren, und schutzwürdige Interessen der Betroffenen dem nicht entgegenstehen.

Ein berechtigtes Interesse des Arbeitgeber ist es sicher, die Arbeitszeiten zu erfassen und mit den verschiedenen Sollzeiten zu vergleichen sowie die sich daraus ergebenden Berechnungen, etwa die Ist-Arbeitszeit, Pausenzeiten, Abweichungen von den Sollzeiten (Kernzeiten, Gleitkorridor etc.) sowie eine Saldenbildung durchzuführen.

Über das berechtigte Interesse gehen aber weitergehende Angaben, z. B. über Wege, die der Beschäftigte innerhalb des Betrieben gemacht hat, eine Kombination mit anderen Daten etwa aus der Kantinenabrechnung, den Telefondaten oder der Haustechnik weit hinaus. Deshalb muss die Erfassung der Daten auf das absolut notwendig Maß beschränkt bleiben und eine Verknüpfung mit anderen Datenquellen unterbleiben.

Probleme und Risiken

So nützlich und positiv gleitende Arbeitszeiten und die damit einhergende Zeiterfassung auch für die Beschäftigten und den Betrieb sein mögen, bestehen dennoch gewisse Probleme und Fragen, die man nicht außer Acht lassen sollte.

  • Wie werden Korrekturen vorgenommen, wenn Daten falsch erfasst wurden, z. B. weil es technische Probleme gab, der Beschäftigte versehentlich Fehler gemacht hat oder es nicht möglich war, Beginn und Ende der Arbeitszeit am Zeiterfassungsterminal zu erfassen (z. B. bei einer Diensreise)?
     
  • Wie wird mit besonderen Vorgängen bzw. besonderen Zeiten verfahren, z. B. Fahrt- oder Reisezeiten?
     
  • Welche Verknüpfungen mit Daten aus anderen Quellen sind möglich?
     
  • Welche Auswertungen dürfen aus den Daten erzeugt werden?
     
  • Wer hat Zugriff auf die Daten?
     
  • Bis zu welchem Maße sind Über- und Unterschreitungen der Sollzeiten zulässig?

Ein erhebliches Risiko besteht auch darin, dass durch die gleitende Arbeitszeit versteckte Überstunden geleistet werden. Nicht selten kommt es vor, dass Vorgesetzte Beschäftigte dazu auffordern, innerhalb der Gleitzeit über die Sollzeit hinaus zu arbeiten, was u. U. gar nicht auffällt. Das ist aber nicht der Sinn der Gleitzeit, weil den Beschäftigten damit die Souveränität über ihre Arbeitszeit wieder genommen wird.

Der beste Weg, diese Probleme zu vermeiden, besteht darin, eine Betriebsvereinbarung abzuschließen, die alle notwendigen Verfahrensweisen regelt.

Zeiterfassung, gleitende Arbeitszeit und Mitbestimmung

Im Rahmen der Zeiterfassung und der gleitenden Arbeitszeit wird eine Reihe von Mitbestimmungstatbeständen berührt:

  • Die Erfassung der Arbeitszeiten durch ein Zeiterfassungssystem erfüllt die Tatbestandsmerkmale des § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG, es handelt sich also um eine technische Einrichtung zur Überwachung von Leistung oder Verhalten der Arbeitnehmer.
     
  • Gleiches gilt für ggf. im Zusammenhang mit der Zeiterfassung eingesetzte Zugangskontrollsysteme oder die Kombination mit Systemen der Kantinenabrechnung, der Haustechnik, Telefonanlagen etc.
     
  • Der Datenschutz an sich ist nicht Gegenstand der Mitbestimmung. Dennoch ist durch ein Zeiterfassungssystem ein dem Datenschutz sehr verwandter Mitbestimmungstatbestand berührt, nämlich § 94 Abs. 1 BetrVG. Ein Zeiterfassungsterminal erfüllt das Merkmal, “Arbeitnehmerfragebogen” zu sein. Der Betriebsrat hat also ein Mitbestimmungsrecht hinsichtlich der Frage, welche Daten durch das Zeiterfassungsterminal überhaupt erfasst werden dürfen.
     
  • Regelungen über die Arbeitszeit sind Gegenstand zwingender Mitbestimmung gem. § 87 Abs. 1 Nr. 2 BetrVG. Es ist also durch den Betriebsrat mitzubestimmen, wie die Sollzeiten, die Kern- und Gleitzeiten festgelegt werden.
     
  • Über die Sollarbeitszeit hinausgehende Mehrarbeit, also Überstunden, sind ebenfalls Gegenstand zwingender Mitbestimmung, hier greift § 87 Abs. 1 Nr. 3 BetrVG. Es ist also eine Aufgabe des Betriebsrats, Regelungen darüber mit dem Arbeitgeber zu vereinbaren, wie es gehandhabt wird, wenn über die Sollarbeitszeit hinaus Mehrarbeit von den Beschäftigten verlangt wird.
     
  • Eine Mitbestimmung im Hinblick auf das Arbeistzeitgesetz besteht nicht - das muss ohnehin eingehalten werden. Es kann jedoch nicht schaden, in der Betriebsvereinbarung darauf hinzuweisen, dass die Regelungen des Arbeitszeitgesetzes immer eingehalten werden müssen.

Vorschläge für Muster-Betriebsvereinbarungen finden Sie auf der Seite “Muster- Betriebsvereinbarungen”.

Das können wir für Sie tun:

  • Wir unterstützen Sie dabei, die für Ihren Betrieb und die Bedürfnisse der von Ihnen vertretenen Beschäftigten optimalen Regelungen über die Arbeitszeit zu entwickeln.
  • Wir prüfen als Sachverständige in Ihrem Auftrag, welche technischen Einrichtun- gen, die der Mitbestimmung unterliegen, in Ihrem Betrieb eingesetzt werden.
  • Wir entwerfen für Sie Betriebsvereinbarungen, die sicherstellen, dass Sie Ihre Mit- bestimmungspflichten ordnungsgemäß erfüllen.*
  • Wir unterstützen Sie darin, Ihre Aufgaben beim Datenschutz kompetent und um- fassend wahrzunehmen.
  • Wir schulen Sie und Ihre KollegInnen darin, die Funktionen der technischen Ein- richtungen zu kontrollieren.
  • Wir überprüfen als Sachverständige, ob die Betriebsvereinbarungen und die ande- ren, z. B. gesetzlichen, Vorschriften in Ihrem Betrieb eingehalten werden.
  • * Ggf. erforderliche Rechtsberatung wird durch Rechtsanwälte erbracht, mit denen wir zusammenarbeiten.

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